Nayax-Konto und Onboarding – so wird die Kartenzahlung freigeschaltet
Eigenes Nayax-Konto im Onboarding-Portal anlegen – Start mit der Terminal-Seriennummer, Unterlagen, Geräteeinrichtung, Testkauf, Gebühren, Auszahlung und was tun, wenn es hakt.
Zuletzt aktualisiert am 16. Oktober 2026
Das Kartenterminal ist in deinem Automaten schon eingebaut und angeschlossen. Damit es Zahlungen annimmt und dir das Geld auszahlt, brauchst du ein eigenes Konto bei Nayax. Den Vertrag schließt du direkt mit Nayax, online im Nayax-Onboarding-Portal. Wir können das Konto nicht für dich anlegen, aber wir liefern dir alles, was du zum Start brauchst.
Wer macht was?
| Wer | Aufgabe |
|---|---|
| Wir | bauen das Terminal ein, geben ein VPOS Media 4 aus unserem Bestand bei Nayax frei und schicken dir die Seriennummern von Automat und Terminal |
| Du | legst dein Nayax-Konto im Portal an, reichst die Unterlagen ein, richtest das Gerät ein und machst den Testkauf |
| Nayax | prüft dein Unternehmen (gesetzliche „Know your customer“-Prüfung, kurz KYC), schaltet frei und zahlt deine Kartenumsätze aus |
Was du jetzt schon vorbereiten kannst
Die Seriennummer kommt erst nach deinem Zahlungseingang. Die Unterlagen kannst du schon vorher bereitlegen, dann geht es danach schnell.
Voraussetzungen
Du bist Unternehmer (Gewerbe oder Gesellschaft). Den Vertrag schließt der spätere Betreiber des Automaten. Die Person, die für dein Unternehmen unterschreibt, muss volljährig und dazu berechtigt sein.
Kontoinhaber und Vertragspartner müssen identisch sein: beim Einzelunternehmen dein Konto auf deinen Namen, bei GmbH/UG das Konto der Gesellschaft, bei der GbR das Konto der GbR. Sonst zahlt Nayax nicht aus.
Feste E-Mail-Adresse und Handynummer: Damit meldest du dich im Onboarding-Portal per SMS-Code an. Nutze immer dieselben, auch bei jedem späteren Login.
Ein Smartphone oder Laptop mit Kamera für die Vertragsunterzeichnung und deinen Ausweis.
Die Terminal-Seriennummer von uns: Ohne sie startet die Registrierung nicht.
Unterlagen (PDF, JPG oder PNG, bis 10 MB, gut lesbar, alle vier Ecken sichtbar)
| Unterlage | Einzelunternehmen | GmbH / UG | GbR |
|---|---|---|---|
| Ausweis, Vorder- und Rückseite | der Person, die unterschreibt | der Person, die unterschreibt | aller Gesellschafter |
| Firmennachweis | Gewerbeanmeldung | Handelsregisterauszug, max. 3 Monate alt | Gesellschaftsvertrag und Gewerbeanmeldung |
| Steuer | Steuernummer | USt-IdNr. | Steuernummer oder USt-IdNr. |
| Kontonachweis, max. 3 Monate alt | auf deinen Namen, mit IBAN | auf die Firma, mit IBAN | auf die GbR, mit IBAN |
| Adressnachweis, max. 90 Tage alt | z. B. Versorgerrechnung | amtlich, Geschäftsadresse | Geschäftsadresse |
Schreib deinen Firmennamen überall genau so wie im Handelsregister oder in der Gewerbeanmeldung. Die Liste dient der Vorbereitung: Nayax kann weitere Angaben anfordern, etwa zu den wirtschaftlich Berechtigten oder eine Vollmacht. Welche Nachweise du brauchst, zeigt dir das Portal.
Altersbeschränkte Produkte: Verkaufst du Tabak, Alkohol oder Vapes, gib das bei der Registrierung an. Nayax bittet dann um Fotos des Automaten mit der eingebauten Altersprüfung, weil die Zahlungsdienstleister das verlangen. Schick sie an die Adresse, von der die Anfrage kommt.
Du hast schon ein Nayax-Konto? Dann registrierst du dich nicht neu und öffnest das Onboarding nicht. Schick uns deinen Firmennamen, wie er bei Nayax hinterlegt ist, und deine Betreiber-ID (beginnt mit 200, steht auf jeder Nayax-Abrechnung). Wir sagen dir dann den nächsten Schritt.
Schritt für Schritt im Portal
Öffne onboarding.nayax.com/o2a_de, am besten am Computer, und stell oben die Sprache auf Deutsch. Ein Dashboard führt dich durch die Stufen, jede zeigt ihren Status: blau in Bearbeitung, grün erledigt, rot fehlgeschlagen, grau noch gesperrt.
- 1
Anmelden: E-Mail-Adresse und Handynummer eingeben und mit dem SMS-Code bestätigen. Im Onboarding-Portal gibt es kein Passwort. Als Neukunde gibst du zuerst die Terminal-Seriennummer ein (beim VPOS Touch beginnt sie mit 0434, beim VPOS Media 4 mit P1611), dann Kontaktdaten, Adressen und Firmendaten.
- 2
Vertragliches Onboarding: Daten prüfen, Nachweise hochladen, Identität prüfen lassen und den Vertrag mit Nayax unterschreiben. Das Fenster fragt nach Kamera und Mikrofon, halte deinen Ausweis bereit. Siehst du den Vertrag nicht, nutze den Link „hier klicken“ darunter. Der Vertragslink gilt 14 Tage. Schickt Nayax dir zusätzlich einen Link per E-Mail, nutze ihn zügig, er kann schon nach 5 Tagen ablaufen.
- 3
Sendung: Zeigt Lieferungen, die Nayax selbst verschickt. Dein Terminal steckt schon im Automaten, hier musst du nichts tun.
- 4
Geräteeinrichtung: Das geht schon während der Prüfung. Gib die Terminal-Seriennummer ein und wähle Protokoll und Level so, wie es in unserer Seriennummer-Mail steht. Nayax legt daraus deinen Automaten in Nayax Core an. Ohne diesen Schritt nimmt das Terminal keine Karte an, auch wenn dein Konto freigeschaltet ist.
- 5
Mit der Arbeit beginnen: Nach der Freischaltung bekommst du eine Einladung per E-Mail mit deinen Zugangsdaten für Nayax Core (my.nayax.com). Dieselben Daten gelten für die MoMa-App.
„Vertrag unterschrieben“ heißt noch nicht fertig. In der Geräteeinrichtung bedeutet „Ausstehend“ meist, dass die Prüfung noch läuft, „Erfolgreich“, dass Nayax das Gerät eingerichtet hat. Ob alles funktioniert, zeigt erst der Testkauf. Bei „Fehler“ meldest du dich beim technischen Support von Nayax.
Nach der Freischaltung
- 1
Einladung annehmen: In Nayax Core anmelden und beim ersten Login ein eigenes Passwort setzen. Diese Zugangsdaten gelten auch für die MoMa-App. Die MoMa-App gibt es im App Store und bei Google Play. Was du dort findest, zeigt Nayax-Portal und MoMa-App.
- 2
Automat prüfen: In Nayax Core unter „Maschinen“ muss dein Automat stehen und mit deinem Terminal verknüpft sein. Fehlt er, bitte den technischen Support von Nayax, das Terminal deinem Automaten zuzuordnen, und nenne Terminal- und Automaten-Seriennummer. Leg ihn nicht selbst ein zweites Mal an: Automaten lassen sich in Nayax Core nicht löschen.
- 3
Automat einschalten und warten: Das Terminal braucht nach dem Einschalten einige Minuten für Netz und Updates. Die SIM-Karte ist eingebaut, einen eigenen Mobilfunkvertrag brauchst du nicht.
- 4
Nur beim VPOS Media 4: Es wird einmal per QR-Code aktiviert, mit Handy oder PC. Das geht erst nach abgeschlossener Prüfung und nur mit dem Konto, dem das Terminal zugeordnet ist, und dauert 5–10 Minuten. Ohne diese Aktivierung nimmt das Media 4 keine Karte an. Details im Artikel Nayax VPOS Media 4.
- 5
Testkauf: Kauf ein günstiges Produkt mit deiner eigenen Karte. Fertig bist du, wenn die Zahlung durchgeht, der Automat das Produkt ausgibt und der Verkauf in Nayax Core steht. Der Testkauf ist eine echte Zahlung, du kannst sie in Nayax Core erstatten. Mehr dazu in Erste Befüllung und Testkauf.
- 6
Produkte zuordnen (optional): Mit einer Produktmappe in Nayax Core siehst du Bestände und bekommst Picklisten.
Das hält die Prüfung am häufigsten auf
Firmenname nicht genau wie im Register oder in der Gewerbeanmeldung geschrieben
Konto läuft auf eine andere Person oder Firma als der Vertrag
Nachweise zu alt, unscharf, abgeschnitten oder nur als Fotokopie
Mails von Nayax im Spam-Ordner übersehen
Beim nächsten Login eine andere E-Mail-Adresse oder Handynummer benutzt
VPOS Media 4 eingetragen, bevor wir die Freigabe bestätigt haben
Das englische Formular mit „State“ auf der Nayax-Startseite ausgefüllt: Das ist eine allgemeine Anfrage, nicht das Onboarding
Was es kostet
Die Gebühren berechnet Nayax direkt dir. Maßgeblich ist dein Vertrag mit Nayax. Die Servicepauschale stammt aus der Nayax-Rechnung, die Transaktionsgebühren zur Orientierung aus dem Nayax-Antragsformular, Stand Juli 2026:
| Posten | Wert |
|---|---|
| Servicepauschale je Terminal (inkl. SIM, Daten, Abrechnung, Reporting; fällt auch ohne Umsatz an) | 14,00 € im Monat zzgl. MwSt. |
| Kartenzahlung bis 2,99 € | 2,5 % |
| Kartenzahlung 3,00–10,00 € | 2,4 % |
| Kartenzahlung ab 10,01 € | 2,3 % |
| Autorisierung je Zahlung | 0,02 € |
Zuschläge, etwa für Firmenkarten oder Karten von außerhalb des EWR, einmalige Gebühren und den Beginn der Servicepauschale regelt dein Vertrag mit Nayax.
Rechenbeispiel: Ein Monat mit 1.000 € Kartenumsatz aus 400 Zahlungen unter 3 €: 2,5 % auf 1.000 € = 25,00 €, 400 × 0,02 € = 8,00 €, dazu die Servicepauschale 14,00 €. Zusammen 47,00 € vor der Umsatzsteuer auf die Servicepauschale und ohne mögliche Zuschläge, rund 4,7 % vom Kartenumsatz.
Wann du dein Geld bekommst
Nayax sammelt alle Kartenumsätze eines Kalendermonats, verrechnet die Gebühren und schickt dir die Abrechnung per E-Mail. Die reguläre Auszahlung erfolgt zum 15. des Folgemonats, für Oktober-Umsätze also zum 15. November.
Die erste Auszahlung kommt erst, wenn Nayax deine Bankdaten geprüft hat, auch wenn das Terminal schon Zahlungen annimmt.
Keine Auszahlung? Mögliche Ursachen: Die Umsätze haben die Gebühren nicht gedeckt (dann kommt eine Rechnung), oder Kontonachweis bzw. Kontoinhaber passen nicht. Den Status prüft Nayax.
Öfter auszahlen (14-tägig, wöchentlich oder täglich) ist möglich. Nayax berechnet dafür laut seiner FAQ 4,00 € je Auszahlung, bei täglicher Auszahlung also schnell über 100 € im Monat.
Wenn es hakt
| Was du siehst | Was dahintersteckt und was du tust | Wer ist dran |
|---|---|---|
| Portal meldet beim Eintragen der Seriennummer: Gerät gehört einer anderen Firma | Das Terminal ist noch unserem Nayax-Konto zugeordnet. Nicht weiter probieren, sonst sperrt das Portal. Schick uns Firmennamen und Seriennummer, wir geben es frei. Danach trägst du die Nummer noch einmal ein. | Pulse |
| Geräteeinrichtung steht auf „Ausstehend“ | Meist ist der Vertrag noch nicht unterschrieben oder die Prüfung läuft. Schau unter „Vertragliches Onboarding“, ob Nayax etwas nachfordert. | Du |
| Geräteeinrichtung zeigt „Fehler“, oder der Automat fehlt in Nayax Core | Prüf, ob Protokoll und Level so gewählt sind wie in unserer Seriennummer-Mail. Leg den Automaten nicht selbst an. | Nayax-Support |
| Konto freigeschaltet, Geräteeinrichtung erfolgreich (beim Media 4 auch die QR-Aktivierung), aber keine Kartenzahlung | Melde dich mit Terminal- und Automaten-Seriennummer und einem Foto der Anzeige bei uns. | Pulse |
| Zahlung wird abgelehnt, z. B. „Declined during Authorization“ | Probier eine zweite Karte. Werden mehrere Karten abgelehnt, lass Nayax den Fehler prüfen und nenne Seriennummer, Uhrzeit und die genaue Meldung. | Nayax |
| „Karte nicht erlaubt“ | Das Terminal ist so eingestellt, dass es diese Kartenart nicht annimmt, etwa „nur Prepaid-Karten“. Die Einstellung ändert der technische Support von Nayax. | Nayax |
| Terminal ist offline oder sucht Netz | Prüf zuerst status.nayax.com auf eine Störung. Starte den Automaten einmal neu und warte einige Minuten. Bleibt es offline, melde dich mit der Seriennummer bei uns. | Du, dann wir |
| Terminal-Menü nur auf Englisch | Oft ist die Freischaltung noch nicht abgeschlossen, manchmal ist es nur die Spracheinstellung. Prüf den Status im Portal. | Du |
| Keine Mail von Nayax, Link abgelaufen oder Prüfung dauert über zwei Wochen | Prüf den Spam-Ordner und das Portal auf offene Nachforderungen. Leg kein zweites Konto an. Ist nichts offen, frag beim Kundenservice von Nayax nach. | Du, dann Nayax |
Halte bei jeder Anfrage die Terminal-Seriennummer bereit. Du findest sie in unserer Mail, auf dem Aufkleber an der Rückseite des Terminals oder im Terminal-Menü unter „Terminal-Info“. Weitere Fehlerbilder am Gerät zeigt Fehlersuche bei der Kartenzahlung.
Gut zu wissen
Nayax prüft regelmäßig neu: Auch nach dem Start fragt Nayax gelegentlich aktuelle Nachweise an, etwa bei neuer Geschäftsführung, neuem Firmennamen oder deutlich mehr Umsatz. Antworte immer fristgerecht, sonst kann Nayax die Kartenzahlung einschränken oder sperren.
Automat stilllegen: Die Servicepauschale läuft, solange das Terminal bei Nayax aktiv ist, auch ohne Umsatz. Den Automaten in Nayax Core zu deaktivieren reicht nicht. Pause oder Kündigung klärst du mit Nayax.
Terminal getauscht: Wird dein Terminal nach einem Defekt ersetzt, meldest du Nayax die neue Seriennummer beim technischen Support. Die Nummer bekommst du von uns.
Deine Ansprechpartner
| Thema | Ansprechpartner |
|---|---|
| Vertrag, Prüfung (KYC), Abrechnung, Auszahlung | Nayax Kundenservice: deaccounts@nayax.com |
| Terminal, Nayax Core, MoMa-App, weiteres Gerät | Nayax technischer Support: desupport@nayax.com |
| Automat, Einbau, Seriennummern, Freigabe des Media 4, keine Kartenzahlung trotz abgeschlossener Einrichtung | Pulse Vending: info@pulse-vending.de |
Das Wichtigste auf einen Blick
Eigenes Nayax-Konto nötig: Vertrag direkt mit Nayax im Onboarding-Portal, Start mit der Terminal-Seriennummer von uns.
Unterlagen schon vorher bereitlegen, Firmenname genau wie im Register, immer dieselbe E-Mail und Handynummer.
Geräteeinrichtung nicht vergessen, sonst nimmt das Terminal keine Karte an.
Freischaltung nach unserer Erfahrung bis zu 14 Tage (keine Zusage), Münzen und Scheine gehen ab Tag 1.
Fertig bist du erst nach einem Testkauf mit Warenausgabe.
Häufige Fragen
Kann Pulse Vending das Nayax-Konto für mich anlegen?
Nein. Den Vertrag schließt du direkt mit Nayax, und die Prüfung kann nur der spätere Betreiber durchlaufen. Wir bauen das Terminal ein, schicken dir die Seriennummer und helfen bei allem rund ums Gerät.
Wann kann ich anfangen?
Sobald du unsere Seriennummer-Mail hast, werktags in der Regel innerhalb von 24 Stunden nach Zahlungseingang. Beim VPOS Media 4 aus unserem Bestand kommt die Mail, sobald wir es freigegeben haben. Die Unterlagen kannst du schon vorher bereitlegen.
Wie lange dauert das Nayax-Onboarding?
Nach unserer Erfahrung bis zu 14 Tage, abhängig von der Prüfung durch Nayax und der Vollständigkeit deiner Unterlagen. Es kann auch länger dauern; das ist ein Erfahrungswert, keine Zusage.
Warum funktioniert die Kartenzahlung nicht direkt nach dem Einbau?
Weil das Terminal erst einem freigeschalteten Nayax-Konto zugeordnet und im Portal eingerichtet sein muss. Einbau, Freischaltung und Geräteeinrichtung sind getrennte Schritte. Fehlt einer, bleibt das Terminal ohne Funktion oder zeigt eine Störung.
Kann ich den Automaten ohne Nayax-Konto betreiben?
Ja, mit Münzen und Scheinen, sofern Münzwechsler und Scheinleser eingebaut sind. Kartenzahlung geht erst nach Freischaltung und Geräteeinrichtung. Viele Kunden haben allerdings kein Bargeld mehr dabei.
Was kostet das Nayax-Konto?
Je Terminal 14,00 € im Monat zzgl. MwSt. als Servicepauschale, dazu Transaktionsgebühren je Kartenzahlung. Maßgeblich ist dein Vertrag mit Nayax. Die Orientierungswerte stehen oben unter „Was es kostet“.