Vendon Cloud bedienen: Dashboard, Automaten, Berichte und Alarme

Die Vendon Cloud ist das Web-Portal, in dem die Daten deiner vBox2 landen: Verkäufe, Bargeld, Füllstände, Ereignisse und Touren. Dieser Artikel zeigt dir, wie die Oberfläche aufgebaut ist, welche Seite welche Frage beantwortet und wie du Alarme so einrichtest, dass die richtige Person zur richtigen Zeit Bescheid bekommt. Wie du die Box einbaust und das Konto vorbereitest, steht in vBox2 anschließen und in Betrieb nehmen.

So ist die Oberfläche aufgebaut

Oben in der Navigation stehen neben Home (dem Dashboard) fünf Hauptmenüs: Übersicht, Berichte, Ereignisse, Planung und Einstellungen. Rechts daneben findest du Quickstart mit dem Setup-Leitfaden, den Newsletter, Neueste Infos und dein Benutzermenü, über das du auch das Handbuch erreichst.

Drei Dinge wiederholen sich auf fast jeder Seite:

• Hilfe-Knopf unten links: Hilfe startet eine kurze Tour, die dir die aktuelle Seite Schritt für Schritt erklärt. Beim ersten Rundgang lohnt sich das.

• Filterleiste rechts: Datumsbereich, Automaten, Automaten-Kategorien, Standorte und Kunden, je nach Seite weitere Felder. Die Auswahl greift erst, wenn du auf Ergebnisse anzeigen klickst. Mit Filter verbergen gewinnst du Platz.

• Tabelle mit Export: Über Export holst du die Daten als Excel oder PDF. Unter vielen Tabellen steht eine Summenzeile Gesamt.

Einige Menüpunkte gehören zu Zusatzmodulen, etwa Web-Aufladungen oder Fernverwaltung. Führt ein solcher Punkt auf eine Fehlerseite („Page not found“), ist das Modul in deinem Konto vermutlich nicht freigeschaltet. Ob das so ist und wie du ein Modul bekommst, klärst du mit Vendon bzw. deinem Vendon-Händler.

Das Dashboard

Das Dashboard unter Home fasst deine Flotte in Kacheln (Widgets) zusammen. Über Einstellungen oben rechts blendest du Widgets ein oder aus; das gilt jeweils für deinen Benutzer. Der Zeitraumwähler daneben gilt für alle Widgets gleichzeitig, voreingestellt ist Diese Woche ab Montag 0 Uhr.

Aufmerksamkeit erforderlich ist die wichtigste Kachel für den Alltag. Hier landet ein Automat bei Stromausfall, fehlendem oder schwachem Mobilfunksignal, Kommunikationsproblemen mit den Zahlungsgeräten, kritischem Füllstand oder wenn er seit 12 Stunden nichts verkauft hat. Das Widget zeigt höchstens sieben Automaten; die vollständige Liste steht in der Überwachung.

„Geld im Automaten“ setzt sich aus Münzwechsler, Kasse, Scheinleser und Token zusammen. Die Werte erscheinen nur, wenn das EVA-DTS-Audit deines Automaten sie liefert. Was die Farben im Gesamtstatus bedeuten, steht in den häufigen Fragen zu vBox2 und Vendon Cloud.

Überwachung: die ganze Flotte in einer Liste

Unter Übersicht → Überwachung Automaten siehst du je Automat eine Zeile mit diesen Spalten: Name, Signalqualität, Strom, Kommunikation, Bestand in Prozent, Bargeldbestand, Umsatz und Verkäufe im laufenden Monat, letzter Verkauf und letzte Nachfüllung.

Standardmäßig zeigt die Liste nur Automaten mit Handlungsbedarf. Willst du alle sehen, stellst du im Filter Anzeigen auf Alle und klickst Ergebnisse anzeigen. Ein Klick auf den Namen öffnet die Geräteseite.

Die Verkaufsübersicht im selben Menü zeigt die Verkäufe des Tages je Automat. Laut Vendon-Handbuch (Stand 2018) vergleicht sie den heutigen Tag mit demselben Wochentag der beiden Vorwochen. Die Kartenansicht zeigt deine Automaten auf der Karte.

Die Geräteseite eines Automaten

Die Geräteseite öffnest du über den Automatennamen in der Überwachung oder unter Einstellungen → Automaten. Sie hat zehn Reiter:

Der Statusblock auf der Übersicht zeigt fünf Werte: Strom, Netzwerk (ist die Box online?), SIM Status (muss aktiv sein), Kommunikation (antworten alle Zahlungsgeräte?) und Aktive Ereignisse (7 Tage). Darunter stehen Bestand in Prozent, letzter Verkauf, letzte Nachfüllung und letzte Abrechnung. Wie du die Werte bei einer Störung liest, erklärt vBox2 offline: Ursachen finden und beheben.

Der Bargeldbestand listet je Münzwert die Anzahl der Münzen in den Tuben, ihren Wert und den nachfüllbaren Wert. Den nachfüllbaren Wert berechnet Vendon aus der Tubenkonfiguration im Reiter Einstellungen → Peripheriegeräte.

Die Info-Karte enthält:

• Foto und Anhänge, etwa Handbücher oder Wartungsblätter (bis 30 MB je Datei)

• Verbindungsart (bei der vBox2 Mobilfunk; die Cloud kennt auch Ethernet) und Modem (die Cloud unterscheidet 2G, 3G und 4G; 3G gibt es in Deutschland nicht mehr)

• Protokoll der Box und einen Knopf, mit dem du ein EVA-DTS-Audit anforderst

• Firmware-Stand

• Datenverbrauch des Vormonats und eine eventuelle Überschreitung

• Neustart: trennt den Automaten hart vom Strom, funktioniert nur mit einer an die vBox2 angeschlossenen Fern-Neustart-Steckdose. Ein harter Neustart unterbricht Kühlung und Bezahlung; nutze ihn nur, wenn niemand am Automaten arbeitet und ein Neustart vor Ort nicht möglich ist

Die Einstellungen am Automaten teilen sich in vier Bereiche:

• Allgemeine Einstellungen: Name, Standort, Beschreibung, Hersteller (Pflichtfeld), Modell, Art, Währung, Telemetrieeinheit, Automaten-ID, Seriennummer, Kategorien und der Schalter Nicht aktiv. Der Hersteller ist wichtig, weil Vendon das Audit danach auswertet. Die Art legt fest, was du zuordnen kannst: einem Snackautomaten nur Einzelprodukte, einem Kaffeeautomaten nur Rezepte.

• Erweiterte Einstellungen: Schalter für Sonderfälle, etwa Echtzeit- oder EVA-DTS-Verkäufe ignorieren, Tasten an der vBox sperren, ein „Kein Verkauf“-Ereignis nach einer frei wählbaren Zeit, Warnung vor dem Mindesthaltbarkeitsdatum und Altersgrenzen für einzelne Auswahlen. Ändere sie gezielt und prüf danach mit einem Testkauf.

• Peripheriegeräte: Münzwechsler, Bargeldlos 1–3, Banknotenleser, Alterskontrolle, jeweils mit Hersteller, Modell, Seriennummer, Offset und Multiplikator. Wofür Offset und Multiplikator da sind, steht in Abrechnung oder Nachfüllung fehlt. Dazu kommt die Tubenkonfiguration je Münzwert mit kritischem Wert, Auffüllwert, Maximalwert und Alarm.

• vBox-Konfiguration: Diesen Bereich siehst du nur, solange die Box online ist.

In der Automatenliste unter Einstellungen → Automaten kannst du Spalten wählen, nach Status, Firmware oder Typ der Telemetrieeinheit filtern und Einstellungen eines Automaten auf andere kopieren. Das spart bei gleichen Geräten viel Tipparbeit.

„Nicht aktiv“: Automaten aus der Statistik nehmen

Steht ein Automat in der Werkstatt, im Lager oder vorübergehend außer Betrieb, setzt du auf seiner Geräteseite unter Einstellungen → Allgemeine Einstellungen den Haken bei Nicht aktiv und speicherst. Der Automat verschwindet dann aus der Überwachung und meldet keine Alarme und Ereignisse mehr. Vendon empfiehlt das ausdrücklich, damit ein abgeschalteter Automat nicht dauerhaft als Störung in Dashboard und Statistik auftaucht.

Berichte: welcher Bericht wofür

Unter Berichte findest du fertige Auswertungen. Alle lassen sich filtern und exportieren.

Ausfallzeiten unterscheidet vier Arten: GSM (Box offline), Strom, Gesperrt (Automat läuft, kann aber nicht verkaufen, etwa weil ein Zahlungsgerät gestört ist) und Temperatur (nur mit Vendon-Temperaturfühler). Den entgangenen Umsatz schätzt Vendon, indem es die Ausfallzeit mit den durchschnittlichen Verkäufen im selben Zeitraum des Vormonats vergleicht. Das ist ein Richtwert, keine exakte Zahl. Vorsicht bei der Art GSM: Ohne Verbindung kann der Automat trotzdem verkauft haben, der errechnete entgangene Umsatz ist dann zu hoch.

Eigene Auswertungen mit dem Berichtsgenerator

Reicht dir keiner der fertigen Berichte, baust du unter Berichte → Berichtsgenerator → Neuer Bericht einen eigenen. Das geht in vier Schritten, danach folgen Zusammenfassung und Ausführen:

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   Automaten: nach Kunden, Standorten, Kategorien oder einzelnen Automaten eingrenzen. Die Filter wirken zusammen (UND): Ein Automat muss alle Bedingungen erfüllen.

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   Produkte: einzelne Produkte oder Produktkategorien.

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   Transaktionstypen: zum Beispiel nur bargeldlose Verkäufe.

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   Berichtsinhalt: entweder ein Transaktionsprotokoll mit einer Zeile je Verkauf oder ein Gesamtbericht mit gruppierten Summen, dazu die gewünschten Datenfelder.

Zur Auswahl stehen Felder zu Zeit, Automat, Produkt, Preisen (mit und ohne MwSt., Pfand, Einkaufspreis, Gewinn), Zahlung und Kartenzahlung. Gewinnzahlen sind nur so gut wie die Einkaufspreise, die du bei den Produkten hinterlegst.

Das Ergebnis bekommst du als Excel-Datei (xlsx), privat oder für andere Benutzer freigegeben. Unter Automatische Berichte lässt du einen Bericht in festem Rhythmus erzeugen, im Reiter Vorlagen liegen gespeicherte Vorlagen. Vendon legt beim ersten Aufruf selbst ein paar Beispielvorlagen an. Laut Vendon-Handbuch (Stand 2018) kamen automatische Berichte per E-Mail an die hinterlegten Benutzer. Ob das in deinem Konto genauso läuft, siehst du beim Anlegen.

Ereignisse: Meldungen der Automaten

Unter Ereignisse sammelt die Cloud alles, was Box und Automat melden, vom Stromausfall bis zum leeren Fach. Filtern kannst du nach Datumsbereich, Behebungszeit, Dauer, Status, Kategorien, Automaten, Standorten, Kunden und Code.

• Drei Arten: informativ (ein Hinweis ohne Dauer, der nie „aktiv“ wird), aktiv (noch nicht gelöst) und gelöst.

• Zehn Kategorien (Tags): Cleaning, Critical, Electrical, GPS, Payment, Product, Sensor, Service, Technical, Telemetry. Ein Ereignis kann mehrere Tags haben, eigene Tags kannst du ergänzen. Die Tags steuern Filter und Alarme.

• Ignorieren und Verzögerung: Unter Ereignis Kategorien markierst du Meldungen, die bei dir ohne echten Fehler auftreten, und klickst Ignorieren; dafür gibt es dann auch keine Benachrichtigung mehr. Zusätzlich kannst du über „Ereignis einrichten“ eine Verzögerung festlegen, damit ein kurzer Aussetzer, der sich nach Sekunden oder Minuten von selbst löst, keinen Alarm auslöst.

Was die einzelnen Codes bedeuten und was du jeweils tust, steht in Vendon-Fehlercodes: vBox-Ereignisse und MDB-Meldungen.

Alarme einrichten

Alarme sind Benachrichtigungen per E-Mail oder App-Push, die bei bestimmten Ereignis-Kategorien rausgehen. Wichtig zu wissen: Empfänger sind Mitarbeiter, nicht Benutzer. Deshalb beginnst du bei den Mitarbeitern.

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   Mitarbeiter anlegen: Einstellungen → Mitarbeiter. Trag E-Mail-Adresse, Arbeitszeiten, „arbeitet am Wochenende“ und Ferien ein und ordne den Mitarbeiter den Standorten zu, für die er zuständig ist. Soll er Push-Meldungen in der App bekommen, verknüpfst du ihn mit einem Benutzerkonto.

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   Standorte pflegen: Einstellungen → Standorte. Hinterlege Öffnungszeiten und Wochenende des Aufstellorts. Auch sie bestimmen, wann alarmiert wird.

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   Alarm anlegen: Einstellungen → Alarme → Neuer Alarm. Wähle den Mitarbeiter, den Kanal (E-Mail oder App), die Kategorien und die Automaten: alle, „meine“ (die Automaten an den Standorten des Mitarbeiters) oder eine eigene Auswahl.

Alarme gehen nur innerhalb der Arbeitszeit des Mitarbeiters raus, am Wochenende nur, wenn „arbeitet am Wochenende“ gesetzt ist. Wer nachts oder sonntags informiert werden will, muss das in seinen Arbeitszeiten abbilden. Der Setup-Leitfaden erwähnt neben E-Mail und App auch Textnachrichten; in der Oberfläche, die wir gesehen haben, boten die Filter nur E-Mail und App an.

Benutzer, Rollen und Mitarbeiter

Vendon unterscheidet zwei Arten von Personen:

• Benutzer melden sich in Cloud oder App an (Einstellungen → Benutzer). Neue Benutzer bestätigen ihr Konto per E-Mail.

• Mitarbeiter sind die Leute vor Ort: Befüller, Techniker, Geldentnahme. Sie haben meist keinen eigenen Zugang, gehören zu Standorten statt zu einzelnen Automaten und empfangen die Alarme.

Rechte vergibst du über Rollen im Reiter Rollen. Vorgegeben sind Rollen wie Administrator, Benutzer, Kontroller und Nur-Lesen; sie lassen sich je Benutzer anpassen. Eigene Rollen, etwa „Buchhaltung“ oder „Befüller“, gelten für alle zugeordneten Benutzer gleich und lassen sich nicht je Person abwandeln. Rechte gibt es je Modul, je Aktion und je Automat.

Routenplanung und Wartung

Unter Planung → Routenplanung erzeugt Vendon Touren nach Regeln, die du festlegst:

• Ware: Bestand unter einem Schwellwert, mindestens eine bestimmte Zahl Produkte ausverkauft, Mindesthaltbarkeit läuft in wenigen Tagen ab, ein Produkt ist kritisch.

• Geld: Betrag in Kasse und Scheinleser, Münztuben unter dem kritischen Wert.

• Wartung: Ereignisse mit bestimmten Tags oder Tage, die ein Ereignis schon ungelöst ist.

• Aufgaben: frei formulierte Aufträge.

Status aktualisieren liest vorher die Audits aller Automaten; das kann bis zu fünf Minuten dauern. Die fertige Route listet je Automat Mitarbeiter, Nachfüllbedarf, Geld in den Tuben, Aufgaben, Wartung und den letzten Besuch. Routen können ablaufen; die Werte lassen sich zu einem geplanten Zeitpunkt aktualisieren. Wartungspläne mit eigenen Wartungsarten legst du unter Vorbeugende Wartung an.

Brauchbare Routen setzen gepflegte Stammdaten voraus: Produkte mit Maximal-, Auffüll- und kritischem Wert, Standorte und Mitarbeiter.

Die App Vendon Mobile

Vendon Mobile gibt es für iOS und Android. Du meldest dich mit denselben Zugangsdaten an wie in der Cloud und hast dieselben Rechte. Laut Vendon synchronisiert die App Nachfüllen, Abrechnen und Produktänderungen sofort, sodass Befüller ohne Papier arbeiten können. Push-Alarme bekommt nur, wer als Mitarbeiter mit einem Benutzerkonto verknüpft ist. Die App selbst konnten wir nicht im laufenden Betrieb testen; die Angaben stammen von Vendon.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Neben Home gibt es fünf Hauptmenüs; fast jede Seite hat rechts Filter (erst mit Ergebnisse anzeigen aktiv), eine Export-Funktion und unten links einen Hilfe-Knopf.

• Die Kachel „Aufmerksamkeit erforderlich“ und die Überwachung Automaten zeigen dir, wo du hinfahren musst; mit dem Filter Alle siehst du die ganze Flotte.

• Auf der Geräteseite sind Statusblock, Info-Karte und die Einstellungen (vor allem Hersteller) die wichtigsten Stellen.

• Alarme gehen an Mitarbeiter und nur in deren Arbeitszeit und den Öffnungszeiten des Standorts.

• Automaten in Werkstatt oder Lager setzt du auf Nicht aktiv, damit sie Statistik und Alarme nicht verfälschen.

Häufige Fragen

Warum zeigen manche Menüpunkte nur „Page not found“?

Vermutlich gehören sie zu Zusatzmodulen, die in deinem Konto nicht freigeschaltet sind. Die Cloud blendet sie trotzdem im Menü ein. Ob du ein Modul brauchst und zu welchen Konditionen, klärst du mit Vendon oder deinem Vendon-Händler.

Wie sehe ich alle Automaten statt nur die gestörten?

In Übersicht → Überwachung Automaten den Filter Anzeigen auf Alle stellen und Ergebnisse anzeigen klicken. Standardmäßig zeigt die Liste nur Automaten mit Handlungsbedarf. Die Dashboard-Kachel „Aufmerksamkeit erforderlich“ ist zusätzlich auf sieben Automaten begrenzt.

Warum bekommt mein Befüller keine Alarme?

Prüf drei Dinge: Ist er unter Einstellungen → Mitarbeiter mit E-Mail-Adresse angelegt? Liegt die Meldung innerhalb seiner Arbeitszeit bzw. ist „arbeitet am Wochenende“ gesetzt? Und passt die Automatenauswahl im Alarm („meine“ heißt: nur Automaten an seinen Standorten)? Für Push-Meldungen muss er zusätzlich mit einem Benutzerkonto verknüpft sein.

Kann ich Einstellungen von einem Automaten auf andere übertragen?

Ja. In der Automatenliste unter Einstellungen → Automaten kannst du Einstellungen auf andere Automaten kopieren. Die Produktbelegung übernimmst du am Zielautomaten im Reiter Produkte mit Produkte laden. Prüf danach Hersteller und Peripheriegeräte, denn die unterscheiden sich oft.

Wer hilft mir bei Problemen mit meinem Cloud-Konto?

Für Konto, Zugänge, freigeschaltete Module und den Vertrag sind Vendon bzw. dein Vendon-Händler zuständig. Den Kontakt nennt die Anleitung, die deiner Box beiliegt. Laut Vendon-Handbuch (Stand 2018) wird ein Konto nach drei falschen Passworteingaben gesperrt; dann hilft ebenfalls nur der Support bzw. ein Administrator deines Kontos.