Nayax-Portal (Core) und MoMa-App im Betreiber-Alltag

Mit deinem Nayax-Terminal bekommst du zwei Werkzeuge, die dir den Betreiber-Alltag deutlich erleichtern: Nayax Core, das Web-Portal (erreichbar unter my.nayax.com), und die MoMa-App für unterwegs. Damit siehst du Umsätze nahezu in Echtzeit (abhängig von Verbindung und Synchronisation), planst Befüllungen, ziehst Berichte für den Steuerberater und startest das Terminal sogar aus der Ferne neu. Dieser Artikel zeigt die wichtigsten Abläufe.

Core oder MoMa – was wofür?

Die App ist kostenlos im App Store und bei Google Play erhältlich; du meldest dich mit deinem Nayax-Konto an.

Das Dashboard nach dem Login

Nach dem Login zeigt dir das Dashboard Statistiken und Umsatzübersicht, den Gerätestatus (Störungen und Warnungen), Füllstände und den Bargeldbestand deiner Automaten. Die Ansicht kannst du anpassen: Widgets per Drag-and-drop umsortieren oder über das Pfeil-Symbol ausblenden.

Produkte und Produktmappe anlegen

Damit Nayax weiß, was du in welcher Spirale verkaufst, verknüpfst du Produkte mit den Fächern deines Automaten. Das lohnt sich: Erst damit werden Bestandsanzeige, Ausverkaufs-Warnungen und Picklisten möglich. Der Ablauf in Nayax Core hat drei Stufen:

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   Produktgruppe anlegen – bündelt Artikel, in der Praxis am sinnvollsten nach Mehrwertsteuersatz (z. B. eine Gruppe für Getränke, eine für Snacks): Administration → Produkte → Erstellen → Produktgruppe hinzufügen, dann Betreiber wählen, Beschreibung eingeben und den Mehrwertsteuersatz hinterlegen.

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   Produkte erstellen – Administration → Produkte → Erstellen → Produkt hinzufügen: Betreiber und Produktgruppe wählen, Produktnamen vergeben, Status auf aktiv setzen.

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   Produktmappe füllen – verknüpft Produkte mit den Fächern: Operationen → Maschinen → Automat wählen → Reiter Produktmappe → Map → Add BIN. Je Fach wählst du Produktgruppe und Produkt und trägst in den Spalten PA-Code bzw. MDB-Code die Auswahlnummer ein, die der Automat bei einem Verkauf übermittelt (beim PulseVend1100 in der Regel die Slotnummer), dazu die maximale Füllmenge. Die Zeile bietet außerdem Spalten für Preise je Zahlweg, Age Verification und Alarm-Schwellen – für den Start reichen Produkt, Code und Füllmenge.

Im New CORE läuft das anders: Dort öffnest du an der Maschine den Reiter Products und wirst bei leerer Maschine von einem Einrichtungs-Assistenten („Start tracking your inventory") begleitet – mit drei Wegen: eigenes Layout definieren, ein Modell-Layout wählen oder über „Choose from product maps" eine bestehende klassische Produktmappe übernehmen. Die Bestandsspalten heißen dort etwas anders (u. a. On Hand / PAR als ein Feld). Wenn du die Produktmappe schon in der klassischen Ansicht gepflegt hast, ist der Assistent der schnellste Weg.

Die Preise am Automaten selbst pflegst du weiterhin im Servicemenü des Geräts – siehe Produkte und Preise konfigurieren. Die Produktmappe sorgt dafür, dass die verkauften Artikel in Berichten und Beständen richtig zugeordnet sind.

Picklisten: mit der richtigen Ware losfahren

Eine Pickliste sagt dir vor der Tour, welche Produkte du in welcher Menge mitnehmen musst – Schluss mit Schätzen und unnötigem Beifahren:

• In Nayax Core: Operationen → Inventar Übersicht → View Report → Maschine anhaken → Actions → Packzettel erstellen. Der Download läuft über das separate Export-Dropdown daneben (Download Pick List – erst nach dem Erstellen aktiv; dort liegen auch die CSV-/Excel-Exporte des Inventars).

• In der MoMa-App: Maschine wählen → Produktkarte → Werkzeug-Symbol → Actions → Auswahlliste erstellen → Generieren.

Voraussetzung ist eine gepflegte Produktmappe (siehe oben) – ohne sie kennt Nayax deine Füllstände nicht.

Berichte für Buchhaltung und Steuerberater

Für die Buchhaltung gibt es zwei gängige Exporte – kläre mit deinem Steuerberater, welchen er braucht:

• Zusammenfassung Verkäufe (kompakt): Berichte → Online Berichte → Zusammenfassung Verkäufe → Zeitraum wählen → exportieren. Bargeld filterst du hier über das Mehrfachauswahl-Dropdown Bezahlmethode (Eintrag Cash ankreuzen) – ein eigenes „Mit Bargeld"-Häkchen gibt es nur im dynamischen Bericht.

• Dynamische Transaktionsüberwachung (detailliert, jede einzelne Transaktion): Berichte → Online Berichte → Dynamische Transaktionsüberwachung → Häkchen bei Mit Bargeld setzen (bei Bedarf auch Mit extern bargeldlos), damit alle Zahlwege enthalten sind → Zeitraum wählen → im Feld Ergebnisse die Anzahl hoch genug wählen (einstellbar bis 100.000) → exportieren. Achtung: Was über der gewählten Ergebnisanzahl liegt, wird kommentarlos abgeschnitten – wähle die Stufe großzügig und ziehe Berichte lieber monatlich, dann bleibt der Export sicher vollständig.

Zusätzlich verschickt Nayax monatlich einen bargeldlosen Transaktionsbericht per E-Mail.

Kassenschnitt: Bargeldentnahme sauber verbuchen

Wenn du Bargeld aus dem Automaten entnimmst, melde das dem System – sonst stimmen die Kassenbestände im Portal nicht mehr:

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   Am Terminal in den Techniker-Modus wechseln (Code liegt deinen Unterlagen bei bzw. kommt von unserem Support).

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   Die Funktion Bargeldabholung bzw. den Kassenschnitt ausführen.

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   Nach erfolgreicher Übertragung setzt Nayax den im Portal und in der MoMa-App erfassten Kassenstand zurück.

Wichtig dabei: Der Kassenschnitt setzt nur die Nayax-Zähler zurück – er ersetzt weder das physische Zählen noch deine Kassenführung. Zähle die Entnahme nach und notiere sie im Zählprotokoll; das Wechselgeld in den Münzröhren bleibt im Gerät und zählt nicht zur Entnahme. So kannst du jede Entnahme später eindeutig einem Zeitpunkt zuordnen. Ob für dein Setup zusätzlich ein Kassenschnitt am Automaten sinnvoll ist, klären wir gern mit dir.

Terminal aus der Ferne neu starten

Hängt das Terminal oder zeigt es veraltete Daten, musst du nicht sofort zum Standort fahren:

• Im New CORE (am bequemsten): Maschinen → Maschine öffnen → Button Actions oben rechts → Restart Device bzw. Reboot Device. Das Menü ist nur gefüllt, wenn der Maschine ein Gerät zugeordnet und dieses erreichbar ist.

• In der klassischen Ansicht: Administration → Geräte → Gerät wählen → Actions → Neustart/Reboot. Der Neustart hängt dort am Gerät, nicht am Maschinen-Datensatz – unter Operationen → Maschinen findest du ihn deshalb nicht.

• In der MoMa-App: Maschine wählen → Aufgaben & Warnungen → Aktionen → Gerät neu starten.

Das funktioniert nur, solange das Terminal online und erreichbar ist – bei Strom-, Mobilfunk- oder Firmware-Hängern bleibt nur der Neustart vor Ort.

Hilft der Fernneustart nicht, geh die Diagnose unter Fehlersuche bei der Kartenzahlung durch; die Statuscodes erklärt das Nachschlagewerk Nayax-Fehlercodes.

Prepaid- und Rabattkarten anlegen

Für Stammkunden, Mitarbeiter oder geschlossene Standorte kannst du eigene Karten ausgeben: Konsumenten → Karten → Neue Karte hinzufügen. Als Kartentypen stehen Prepaid-, Rückerstattungs-, Techniker- und Rabatt-Karte zur Wahl; dazu Kartennummer, Status und optional Karteninhaberdetails. Ob das in deinem Setup verfügbar ist, hängt von Nayax-Vertrag, Berechtigungen und Terminal ab – rein von der Hardware kann der VPOS Touch zusätzlich Magnetstreifen- und Chipkarten lesen. Sprich uns an, bevor du ein Kartenprogramm planst.

Software-Updates: nicht eigenmächtig

In Nayax Core lässt sich ein Firmware-Update anstoßen – im New CORE direkt an der Maschine (Actions → Update Device Version), in der klassischen Ansicht unter Administration → Geräte → Actions (dort gibt es am Gerätedatensatz zusätzlich das Feld MAIN Requested FW Version). Unsere klare Empfehlung: Update nicht auf eigene Faust auf die neueste Version schieben. Sprich vorher mit unserem Support – nicht jede Version passt zu jeder Konfiguration, und ein fehlgeschlagenes Update legt das Terminal lahm.

MoMa zeigt veraltete Daten?

Meist hängt nur die Synchronisation: In der App auf Mehr tippen, dann das Sync-Symbol neben „Letztes Daten-Update" antippen und Daten neu laden wählen. Auch die App-Sprache stellst du unter Mehr → Zahnrad-Symbol → Sprache um.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Core (Web) für Einrichtung, Berichte und Verwaltung – MoMa (App) für Störungen, Füllstände und Aktionen unterwegs.

• Bestände stimmen nur mit Routine: Produktmappe pflegen und nach jeder Befüllung die Bestände in Nayax Core aktualisieren (der PulseVend1100 ist immer MDB-Master – das Terminal liest nur mit und kann keine Bestände oder Preise am Automaten ändern).

• Für den Steuerberater: „Zusammenfassung Verkäufe" (kompakt) oder Dynamische Transaktionsüberwachung mit Mit Bargeld – Ergebnisanzahl großzügig wählen (bis 100.000) und monatlich exportieren, sonst schneidet der Bericht ab.

• Kassenschnitt am Terminal setzt nur die Nayax-Zähler zurück – physisch zählen und Zählprotokoll führen bleibt Pflicht.

• Firmware-Updates nur nach Rücksprache mit dem Support anstoßen.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Nayax Core und der MoMa-App?

Core ist das vollständige Web-Portal für Einrichtung, Produktverwaltung und Berichte. Die MoMa-App ist das mobile Gegenstück für den Alltag: Störungsmeldungen in Echtzeit, Umsatz- und Füllstands-Check, Picklisten und Aktionen wie der Terminal-Neustart. Beide nutzen dasselbe Konto und dieselben Daten.

Welchen Bericht braucht mein Steuerberater?

Das entscheidet dein Steuerberater. Vielen reicht die „Zusammenfassung Verkäufe"; wer jede Einzeltransaktion sehen will, bekommt sie über die Dynamische Transaktionsüberwachung – dort das Häkchen Mit Bargeld setzen, im Feld Ergebnisse eine großzügige Stufe wählen (bis 100.000 möglich) und die Berichte monatlich ziehen, damit nichts abgeschnitten wird.

Warum zeigt Nayax falsche Füllstände an?

Fast immer ist die Produktmappe unvollständig oder der Bestand wurde nach der Befüllung nicht aktualisiert. Prüfe, ob jedes belegte Fach als BIN mit korrekter Füllmenge angelegt ist – und pflege die Bestände nach jeder Befüllung direkt in Nayax Core. Am PulseVend1100 kannst du Befüllungen nicht über das Terminal oder die MoMa-App bestätigen (der Automat ist der MDB-Master, das Terminal liest nur mit); ohne die Portal-Pflege rechnet Nayax mit veralteten Beständen weiter.

Kann ich Preise über das Nayax-Portal ändern?

Nein – am PulseVend1100 ist eine Preisänderung über das Nayax-Portal nicht möglich: Der Automat ist am MDB-Bus immer der Master, das Terminal liest nur mit und kann keine Änderungen (weder Preise noch Bestände) an den Automaten zurückschreiben. Die Verkaufspreise pflegst du immer im Servicemenü des Automaten. Die Produktmappe im Portal ordnet den Fächern Produkte für Berichte und Bestände zu – halte Preisänderungen am Gerät und Produktzuordnung im Portal deshalb immer zusammen aktuell.

Mein Terminal-Menü ist plötzlich auf Englisch – was tun?

Die Terminal-Sprache stellst du im Techniker-Modus um (Spracheinstellung). Spricht das Gerät von Anfang an nur Englisch, ist es oft noch nicht vollständig freigeschaltet – halte die Seriennummer bereit und melde dich bei uns oder direkt bei Nayax.