Vendon: Abrechnung oder Nachfüllung fehlt – Ursachen und Lösung

Du hast an der vBox2 gedrückt oder in der App gebucht, aber in der Vendon Cloud taucht keine Abrechnung oder Nachfüllung auf, oder sie steht mit lauter Nullen da. Im Standardmodus berechnet Vendon beides aus dem EVA-DTS-Audit des Automaten. Klappt das Audit nicht, schlägt auch die Buchung fehl, und das fällt oft erst beim Blick in die Berichte auf. Hier findest du die Ursachen in der Reihenfolge, in der du sie prüfen solltest, und dazu, wie du eine Nachfüllung zurücknimmst, eine Kassendifferenz einträgst und falsche Produkte oder Preise korrigierst.

Warum das passiert: Audit, Abrechnung und Nachfüllung hängen zusammen

• Standardmodus: Die vBox2 liest das EVA-DTS-Audit des Automaten, also die genormte Datendatei mit Zählern für Verkäufe, Geld und Fehler. Das passiert automatisch einmal täglich zwischen etwa 23 und 1 Uhr und zusätzlich, wenn du ein Audit anforderst. Abrechnung und Nachfüllung rechnet Vendon aus diesen Zählern. Ist das Audit ungültig, schlagen beide fehl, und die Werte stehen auf 0.

• Master-Modus: Hier übernimmt die Box laut Vendon eine aktive Rolle am Bus und zählt Verkäufe, Geld und Nachfüllungen selbst; das Audit braucht sie dafür nicht. Welche Warenmengen eine Nachfüllung einbucht, hängt aber auch hier davon ab, was du buchst, denn die Box sieht keine Ware. Der Master-Modus braucht eine eigene, kostenpflichtige Lizenz von Vendon; den Unterschied erklärt vBox2 im Überblick.

• Nullpunkt: Jede Abrechnung rechnet ab der vorherigen. Deshalb gehört nach dem Einbau eine erste Abrechnung als Ausgangspunkt dazu.

• Woher das Audit kommt: In den Anschlussplänen der Anleitung liefert bei MDB der Automat die Audit-Daten, bei Executive der Münzwechsler. Das Audit-Kabel an Anschluss C2 muss zur richtigen Quelle führen; dafür gibt es verschiedene Kabelvarianten.

Auslösen kannst du Nachfüllung, Abrechnung und Audit über die Funktionstaste der Box, in der App Vendon Mobile oder in der Cloud (Reiter Nachfüllen und Abrechnung auf der Geräteseite, Audit-Knopf auf der Info-Karte). Wie oft du die Taste drückst und welche Pieptöne folgen, steht in vBox2: LED-Anzeigen und Tastenfunktionen.

Schritt 1: Ist das Audit gültig?

1. 1

   Öffne Berichte → EVA-DTS-Verlauf, wähl Datumsbereich und Automat und klick Ergebnisse anzeigen.

2. 2

   Schau in die Spalte Gültig. Steht bei einem Audit „ungültig“, zählt es nicht, und eine Abrechnung oder Nachfüllung aus dieser Zeit ist fehlgeschlagen.

3. 3

   In den Details siehst du, was der Automat geliefert hat: Produktnummern und Preise, Verkäufe, Ereignisse und Geldstände. Die Rohdatei kannst du herunterladen, etwa für den Support.

4. 4

   Fehlt für einen Tag jeder Eintrag, war die Box offline oder das Auslesen hat gar nicht erst geklappt. Bei Offline-Problemen hilft vBox2 offline: Ursachen finden und beheben.

5. 5

   Hast du die Ursache behoben, fordere ein neues Audit an und prüf den Verlauf erneut. Buche Abrechnung oder Nachfüllung nur dann noch einmal, wenn die Cloud sie ausdrücklich als fehlgeschlagen meldet (VEF bzw. VRF) und das neue Audit gültig ist. Sonst riskierst du doppelte Buchungen. Notier dir Zeitpunkt und entnommenen Betrag.

Die passenden Ereignisse findest du unter Ereignisse oder im Reiter Ereignisse der Geräteseite:

Alle weiteren Codes stehen in Vendon-Fehlercodes: vBox-Ereignisse und MDB-Meldungen.

Wenn das Audit dauerhaft fehlschlägt, passt oft die Verbindung nicht. Laut Installationsanleitung liest die Box nichts, wenn die Einstellungen von Automat und Zahlungsgeräten nicht zu den Einstellungen der vBox2 passen. Das Protokoll der Box steht auf der Info-Karte. Laut Vendon-Handbuch (Stand 2018) muss bei einer Abweichung entweder die Box oder der Automat umgestellt werden. Die Box-Seite stellt Vendon ein, die Automaten-Seite regelst du im Servicemenü des Automaten oder mit dessen Hersteller. Welches Kabel wohin gehört, erklärt vBox2 anschließen und in Betrieb nehmen.

Schritt 2: Ist der Hersteller eingetragen?

Vendon wertet das Audit nach den Regeln des jeweiligen Automatenherstellers aus. Fehlt der Hersteller, klappt die Auswertung nicht.

1. 1

   Geräteseite öffnen → Reiter Einstellungen → Allgemeine Einstellungen.

2. 2

   Im Feld Hersteller (Pflichtfeld) den Hersteller deines Automaten auswählen. Zur Wahl stehen rund 100 Einträge; einen eigenen Namen kannst du nicht eintragen. Findest du deinen Hersteller nicht, frag Vendon, welcher Eintrag passt.

3. 3

   Auch Art prüfen: Ein Snackautomat bekommt Einzelprodukte zugeordnet, ein Kaffeeautomat Rezepte.

4. 4

   Speichern, neues Audit anfordern und die Spalte Gültig im EVA-DTS-Verlauf prüfen.

Schritt 3: Standard- oder Master-Modus?

• Standardmodus: Schritt 1 und 2 sind entscheidend. Solange das Audit nicht gültig ist, gibt es keine korrekte Abrechnung.

• Master-Modus: Das Audit ist für Abrechnung und Nachfüllung nicht nötig. Schlägt die Buchung trotzdem fehl, such unter Ereignisse nach VMM_00 (ungültige Master-Einstellung der Telemetrieeinheit). Das kann nur Vendon bzw. dein Händler beheben, weil die Einstellung in der Box-Konfiguration und an der Lizenz hängt.

Welcher Modus aktiv ist, erkennst du in der Regel am Protokoll auf der Info-Karte: Die Master-Varianten tragen „Master“ im Namen, etwa „MDB Master“. Im Zweifel fragst du Vendon.

Schritt 4: Stimmt der Ausgangspunkt?

Nullpunkt nach dem Einbau: Nach der Installation gehören ein Basis-Audit und direkt danach eine erste Abrechnung dazu. Diese erste Abrechnung ist der Nullpunkt, ab dem alle weiteren rechnen. Ohne ihn fehlt der ersten echten Abrechnung der Bezug, und ihre Werte sind nicht aussagekräftig. Den genauen Ablauf findest du in vBox2 anschließen und in Betrieb nehmen.

Audit-Zähler zurückgesetzt (VAR): Werden die Zähler im Automaten zurückgesetzt, zum Beispiel nach einem Zurücksetzen der Steuerung, nimmt Vendon die nächste Audit-Datei als neue Basis. Was zwischen dem letzten Audit und dem Zurücksetzen verkauft wurde, kann dann in der Auswertung fehlen. Zähl bei der nächsten Abrechnung genau nach und trag eine Differenz ein (siehe unten).

Falsches Audit-Passwort (WAP): Manche Automaten schützen das Auslesen des Audits mit einem Passwort. Wurde es am Automaten geändert oder passt es nicht zur Einstellung der Box, schlägt jedes Audit fehl. Wo das Passwort auf Vendon-Seite hinterlegt wird, hängt von der Box-Konfiguration ab. Das klärst du mit Vendon, das Passwort am Automaten mit dessen Hersteller.

Schritt 5: Taste gesperrt oder Filter zu eng?

• Taste gesperrt: Auf der Geräteseite unter Einstellungen → Erweiterte Einstellungen gibt es die Schalter Abrechnung über Taster an vBox deaktivieren und Auffüllen über Taster an vBox deaktivieren. Ist einer gesetzt, bewirkt der Tastendruck für diese Funktion nichts. Nimm den Haken heraus oder buch über App oder Cloud.

• Falsch gedrückt: Einmal, zweimal und dreimal Drücken lösen verschiedene Funktionen aus. Achte auf die Pieptöne, dann weißt du, was die Box verstanden hat.

• Kein Piepton bei offener Tür: Die Box bekommt ihren Strom aus dem Automaten. Schaltet dein Automat beim Öffnen der Tür ab, ist auch die Box stromlos und reagiert nicht auf die Taste. Dann buchst du über die App oder die Geräteseite in der Cloud.

• Filter zu eng: Im Nachfüllprotokoll und in der Abrechnung greifen Datumsbereich, Mitarbeiter bzw. Befüller und Standort. Steht der Eintrag nur außerhalb deiner Auswahl, siehst du ihn nicht. Filter zurücksetzen und Ergebnisse anzeigen klicken.

• Box offline: War die Box beim Buchen ohne Verbindung, kümmer dich zuerst darum und prüf danach erneut.

Nachfüllung rückgängig machen

Wie du Nachfüllungen von vornherein mit den richtigen Mengen buchst, auch bei Teilbefüllung, erklärt Nachfüllen und Teilbefüllung richtig buchen.

Hast du eine Nachfüllung doppelt oder am falschen Automaten gebucht, öffnest du Berichte → Nachfüllprotokoll, wählst die Nachfüllung aus und klickst Umgekehrtes Auffüllen. Das geht nur, wenn alle vier Bedingungen erfüllt sind:

1. 1

   Die Nachfüllung ist höchstens 7 Tage alt.

2. 2

   Es ist die letzte Nachfüllung an diesem Automaten.

3. 3

   Im Automaten ist laut Cloud noch genug Ware, um die Menge wieder abzuziehen.

4. 4

   Seit der Nachfüllung wurde keine neue Route erzeugt.

Trifft eine Bedingung nicht zu, lässt sich die Nachfüllung nicht mehr zurücknehmen. Dann korrigierst du den Bestand auf der Geräteseite: Im Reiter Bestand der Geräteseite findest du Lagerbestand und Nachfüll-Vorlagen. Laut Vendon-Handbuch (Stand 2018) ließ sich der Bestand dort je Produkt mit Plus und Minus anpassen.

Differenz beim Abrechnen eintragen

Zählst du beim Leeren mehr oder weniger Geld, als die Abrechnung ausweist, trägst du die Differenz zu dieser Abrechnung ein, am besten mit einer Notiz zum Grund. Das geht unter Berichte → Abrechnung oder im Reiter Abrechnung der Geräteseite. Im Master-Modus meldet die Box eine solche Abweichung zusätzlich als Ereignis VMCI (gezähltes und abgerechnetes Geld stimmen nicht überein).

Laut Vendon-Handbuch (Stand 2018) nimmt Vendon die Geldwerte aus dem Audit. Liefert das Audit keine Daten zum Münzwechsler, rechnet Vendon mit den Barverkäufen seit der letzten Abrechnung. Die Abrechnung ist dann eher eine Schätzung als eine Zählung.

Falsches Produkt oder falscher Preis: Offset und Multiplikator

Landet ein Verkauf auf dem falschen Produkt oder mit falschem Preis, gehst du so vor:

1. 1

   Nachsehen, was der Automat meldet: Im EVA-DTS-Verlauf zeigen die Details eines Audits die Auswahlnummern und Preise, wie der Automat sie liefert. Laut Vendon-Handbuch (Stand 2018) ist das der erste Schritt bei falschen Fachnummern oder Preisen.

2. 2

   Belegung prüfen: Auf der Geräteseite im Reiter Produkte kontrollieren, ob jede Auswahl (Fach oder Taste) dem richtigen Produkt zugeordnet ist.

3. 3

   Erst dann korrigieren: Meldet der Automat systematisch eine andere Nummer oder einen anderen Preis als eingestellt, gleichst du das auf der Geräteseite unter Einstellungen → Peripheriegeräte aus. Dort hat jedes Zahlungsgerät die Felder Offset (Standard 0) und Multiplikator (Standard 1).

Bevor du etwas änderst: Notier die Ausgangswerte und ändere die Felder nur bei einer gleichbleibenden Abweichung, nicht wegen eines einzelnen falschen Verkaufs.

Vendon erklärt die beiden Felder in der Oberfläche mit diesem Beispiel:

Zwei weitere Schalter unter Erweiterte Einstellungen helfen in Sonderfällen:

• Verwende PA103 als Produkt ID: Einige Automaten oder Zahlungsgeräte schreiben die Produktnummer in ein anderes Feld des Audits als üblich. Nur setzen, wenn Vendon oder der Hersteller das für dein Gerät bestätigt.

• Echtzeit- oder EVA-DTS-Verkäufe ignorieren: Liefert eine der beiden Quellen dauerhaft falsche Verkaufsdaten, kannst du sie ausblenden. Laut Vendon-Handbuch (Stand 2018) solltest du vorher prüfen, ob nicht eine falsche Einstellung am Automaten oder Zahlungsgerät die Ursache ist.

Wann du Hilfe holst

• Das Audit bleibt ungültig, obwohl Hersteller, Kabel und Protokoll stimmen: Vendon bzw. dein Vendon-Händler (Box-Konfiguration, Protokoll, Firmware).

• Im Master-Modus erscheint VMM_00: Vendon bzw. dein Händler.

• Audit-Passwort oder Audit-Einstellungen am Automaten: Hersteller oder Servicetechniker des Automaten.

Halte Automatenname, Zeitpunkt der fehlenden Buchung und die Rohdatei des betroffenen Audits aus dem EVA-DTS-Verlauf bereit. Den Kontakt nennt die Anleitung, die deiner Box beiliegt.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Im Standardmodus hängen Abrechnung und Nachfüllung am täglichen EVA-DTS-Audit; ist es ungültig, stehen die Werte auf 0.

• Prüfreihenfolge: Audit gültig? Hersteller eingetragen? Welcher Modus? Nullpunkt gesetzt? Taste gesperrt oder Filter zu eng?

• Eine Nachfüllung lässt sich nur zurücknehmen, wenn sie höchstens 7 Tage alt und die letzte ist, genug Ware im Automaten ist und noch keine neue Route erzeugt wurde.

• Kassendifferenzen trägst du mit Notiz zur Abrechnung ein.

• Bei falschem Produkt oder Preis erst Audit-Inhalt und Belegung prüfen, dann Offset oder Multiplikator setzen und mit einem Testkauf kontrollieren.

Häufige Fragen

Warum steht bei meiner Abrechnung überall 0?

Das passiert, wenn das Audit zum Zeitpunkt der Abrechnung ungültig war. Prüf im EVA-DTS-Verlauf die Spalte Gültig und im Automaten den Eintrag Hersteller. Nach der Korrektur ein neues Audit anfordern. Eine als fehlgeschlagen gemeldete Abrechnung (VEF) buchst du danach erneut, sonst nicht doppelt.

Wann liest die vBox2 das Audit aus?

Im Standardmodus automatisch einmal täglich, zwischen etwa 23 und 1 Uhr. Zusätzlich kannst du jederzeit eins anfordern: über die Funktionstaste, die App oder den Audit-Knopf auf der Info-Karte.

Ich habe eine Nachfüllung doppelt gebucht – wie korrigiere ich das?

Im Nachfüllprotokoll die doppelte Nachfüllung auswählen und Umgekehrtes Auffüllen klicken. Das klappt nur bei der letzten Nachfüllung, höchstens 7 Tage alt, mit genug Ware im Automaten und ohne neue Route seitdem. Sonst passt du den Bestand im Reiter Bestand an.

Warum landet ein Verkauf auf dem falschen Produkt?

Entweder ist die Auswahl im Reiter Produkte falsch zugeordnet, oder der Automat meldet eine andere Fachnummer als die, die auf der Taste steht. Im EVA-DTS-Verlauf siehst du, was er meldet. Eine gleichbleibende Verschiebung gleichst du mit dem Offset unter Peripheriegeräte aus, danach Testkauf.

Brauche ich den Master-Modus, damit Abrechnungen zuverlässig klappen?

Nicht unbedingt. Mit gültigem Audit und eingetragenem Hersteller funktioniert auch der Standardmodus. Der Master-Modus macht Abrechnung und Nachfüllung unabhängig vom Audit, braucht aber eine eigene Lizenz und die passende Verkabelung. Ob er sich für deinen Automaten lohnt, besprichst du mit Vendon oder deinem Händler.