Vendon: Nachfüllen und Teilbefüllung richtig buchen

Die Vendon Cloud sieht nicht, was in deinem Automaten liegt. Den Bestand je Fach rechnet sie aus deinen Nachfüllbuchungen minus den gemeldeten Verkäufen. Buchst du eine halbe Befüllung als volle, stimmen danach Füllstände, Warnungen und Routen nicht mehr. Hier erfährst du, welche Wege es zum Buchen gibt, wie du Produktwerte und Nachfüll-Vorlagen einrichtest, wie du eine Teilbefüllung richtig einträgst und einen falschen Bestand wieder geraderückst.

So rechnet die Cloud den Bestand

Für die Vendon Cloud ist der Bestand eine Rechnung, keine Messung:

• Nachfüllung: Jede Buchung setzt den Bestand der gebuchten Produkte hoch, entweder auf einen Zielwert oder um eine feste Menge (siehe „Nachfüll-Vorlagen“ weiter unten).

• Verkauf: Jeder gemeldete Verkauf zieht beim zugeordneten Produkt ein Stück ab. Landet ein Verkauf auf der falschen Auswahl, sinkt auch der falsche Bestand.

• Die Box zählt keine Ware. Das gilt im Standard- wie im Master-Modus. Was du nachgelegt oder herausgenommen hast, weiß die Cloud nur aus deiner Buchung.

Aus diesem Rechenbestand entstehen der Füllstand in Prozent unter Überwachung Automaten und im Statusblock der Geräteseite, die Kachel „Aufmerksamkeit erforderlich“ bei kritischem Füllstand, die Meldungen zu knapper oder ausverkaufter Ware, der Nachfüllbedarf in der Routenplanung und die Bestandsübersicht.

Ein Beispiel mit eigenen Zahlen: In eine Spirale passen 12 Stück, 4 wurden verkauft, die Cloud rechnet also mit 8. Du legst nur 2 nach, drückst aber die Funktionstaste, und die hinterlegte Standard-Vorlage füllt alles auf 12 auf. Die Cloud führt jetzt 12 Stück, im Fach liegen 10. Nach 10 weiteren Verkäufen ist die Spirale leer, laut Cloud sind aber noch 2 drin. Eine Warnung kann ausbleiben oder zu spät kommen, der Automat landet womöglich nicht rechtzeitig in einer Route, und am Automaten steht ein Kunde vor einem leeren Fach.

Zwei Voraussetzungen gehören dazu:

• Im Standardmodus braucht die Buchung ein gültiges EVA-DTS-Audit. Fehlt es, schlägt die Nachfüllung fehl (VRF). Woran das liegt und wie du es behebst, steht in Abrechnung oder Nachfüllung fehlt.

• Die Verkäufe müssen ankommen. Fehlen Verkäufe in der Cloud, bleibt der Rechenbestand zu hoch. Dann hilft Box online, aber keine Verkäufe.

Maximal-, Auffüll- und kritischer Wert

Damit die Cloud rechnen kann, braucht jedes Produkt in jeder Auswahl drei Werte. Laut Vendon-Handbuch (Stand 2018) stehen sie in jeder Produktzeile des Automaten, zusammen mit Auswahlnummer und Preis. In der heutigen Oberfläche legst du diese Zeilen auf der Geräteseite im Reiter Produkte unter Auswahlen an (Neue Auswahl). Ohne eigene Daten konnten wir das Formular dort nicht im Detail sehen.

So setzt du die Werte sinnvoll:

• Zähl die echte Kapazität jeder Spirale, statt sie zu schätzen. Ist der Maximalwert zu hoch, nimmt die Cloud nach jeder Komplettbuchung mehr Ware an, als drin ist.

• Füllst du eine Spirale bewusst nicht ganz, etwa bei langsam drehender Ware, setz den Auffüllwert niedriger. Vendon beschreibt ihn als Zielstand nach der Nachfüllung; eine ältere Stelle im Handbuch von 2018 liest sich dagegen wie eine Menge, die dazukommt. Prüf deshalb nach der ersten Buchung im Reiter Bestand, wie deine Cloud rechnet.

• Profile nutzen: Bei den Produkten gibt es Profile, die Maximal-, Auffüll- und kritischen Wert vorbelegen. Das spart Tipparbeit, wenn viele Spiralen gleich groß sind. Ob eine spätere Änderung am Profil bereits zugeordnete Auswahlen mitändert, haben wir nicht getestet.

• Planogramme für gleiche Automaten: Unter Einstellungen → Planogramme legst du eine Belegung einmal an und überträgst sie auf andere Automaten. Laut Vendon-Handbuch (Stand 2018) enthält ein Planogramm Produkte, Auswahlnummern und die drei Werte und kann eigene Nachfüll-Vorlagen haben.

Für die Routenplanung gibt es zwei weitere Felder, die Vendon in einem Blogbeitrag von 2021 erklärt: Die Mindestmenge für die Packliste (Min picklist value) legt fest, ab wie vielen fehlenden Stück ein Produkt auf die Packliste einer Route kommt. Die Einheitengröße (Refill unit size) ist die Packungsgröße, in der du nachlegst, etwa 8 bei Achterpacks. Dann kommt das Produkt erst auf die Packliste, wenn mindestens eine ganze Packung fehlt. Ob beide Felder in deiner Oberfläche so heißen, konnten wir nicht prüfen.

Ein Produkt in mehreren Spiralen

Liegt dasselbe Produkt in zwei oder mehr Spiralen, bietet die Cloud zwei Wege an:

Was das für die Praxis heißt:

• Gebündelt kann eine Spirale schon leer sein, während die Summe noch über dem kritischen Wert liegt. Der Automat verkauft dann weiter aus der anderen Spirale, aber eine Auswahl bleibt leer.

• Einzeln buchst du bei einer Teilbefüllung die Menge je Spirale, gebündelt die Gesamtmenge des Produkts.

• Sind die Spiralen unterschiedlich groß oder willst du jede leere Spirale sehen, ist „einzeln“ die sicherere Wahl. Füllst du die Spiralen immer gemeinsam auf und zählt für dich nur die Summe, passt „gebündelt“.

Was Auswahl und Planogramm allgemein bedeuten, erklärt das Telemetrie-Glossar.

Nachfüll-Vorlagen

Eine Nachfüll-Vorlage legt fest, welche Produkte mit welcher Menge eingebucht werden, damit du nicht jede Menge einzeln eintippen musst. Die Vorlagen eines Automaten findest du auf der Geräteseite im Reiter Bestand. So lief das Anlegen laut Vendon-Handbuch (Stand 2018):

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   Eine neue Nachfüll-Vorlage anlegen (im Handbuch „Create refill template“) und ihr einen Namen geben.

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   Die Produkte anhaken, die die Vorlage einbuchen soll.

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   Je Produkt die Art wählen:

   • Auffüllen bis („Refill till“): Die Cloud setzt den Bestand auf die angegebene Menge, nicht höher.

   • Auffüllen um („Refill by“): Die Cloud bucht die angegebene Menge dazu, aber nur, wenn im Fach rechnerisch Platz für die ganze Menge ist. Was bei zu wenig Platz genau passiert, beschreibt das Handbuch nicht.

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   Menge und Einheitengröße eintragen und speichern.

In der Liste der Vorlagen legst du laut Handbuch fest, welche Vorlage die Funktionstaste beim einfachen Drücken anwendet. Dort kannst du Vorlagen auch bearbeiten und direkt damit nachfüllen. Die deutsche Oberfläche kann für all das andere Namen verwenden als unsere Übersetzungen.

Sinnvolle Vorlagen sind zum Beispiel:

• Komplett: alle Produkte bis zum Maximalwert. Als Standard für die Taste taugt sie nur, wenn du bei jedem Besuch wirklich alles auffüllst.

• Teiltour: nur die Produkte, die bei einer bestimmten Tour nachgelegt werden, etwa nur Getränke.

Laut Vendon-Handbuch (Stand 2018) lassen sich Nachfüll-Vorlagen auf andere Automaten übertragen, aber nur zusammen mit den Produkten. Heute übernimmst du die Belegung im Reiter Produkte mit Produkte laden oder kopierst Einstellungen in der Automatenliste, siehe Vendon Cloud bedienen.

Die Wege, eine Nachfüllung zu buchen

Funktionstaste: Wie oft du drückst und welche Pieptöne folgen, steht in LED-Anzeigen und Tastenfunktionen. Dort steht auch, wie du das Nachfüllen per Taste in der Cloud sperrst, etwa wenn dein Team vor allem Teilbefüllungen macht. Ob die Taste heute noch genau die Standard-Vorlage bucht, konnten wir nicht prüfen. Schaltet dein Automat bei offener Tür ab, reagiert die Taste nicht, siehe Häufige Fragen zu vBox2 und Vendon Cloud.

App Vendon Mobile: Das Vendon-Handbuch von 2018 hat kein eigenes Kapitel zur App. Es nennt sie nur als eine der Quellen, aus denen eine Nachfüllung kommen kann. Wie die Mengeneingabe in der App heute im Einzelnen aussieht, konnten wir nicht testen. Einen Überblick über die App gibt Vendon Cloud bedienen.

Fern-Nachfüllung: Auf der Geräteseite bietet der Reiter Nachfüllen eine Fern-Nachfüllung an. Laut Vendon-Handbuch (Stand 2018) fragt die Cloud dabei, ob sie eine Vorlage anwenden oder automatisch nach den hinterlegten Auffüllwerten auffüllen soll. Nutz sie zum Nachtragen, nicht zusätzlich zu einer Buchung per Taste oder App.

Zeitpunkt: Buch möglichst direkt beim Nachfüllen. Buchst du Stunden später mit „Auffüllen bis“ nach, kann der Rechenbestand um die Verkäufe dazwischen zu hoch sein, denn die Cloud setzt ihn auf den Zielwert, obwohl seit dem Befüllen schon verkauft wurde.

Teilbefüllung richtig buchen

Teilbefüllung heißt: Du füllst nur einige Spiralen auf oder einzelne nicht bis oben. Dann passt eine Komplettbuchung per Taste nicht. So gehst du vor:

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   Vorher nachsehen: Schau in der App oder im Reiter Bestand auf den Rechenbestand. Weicht er schon vor dem Befüllen deutlich vom Fach ab, korrigier ihn zuerst (siehe nächster Abschnitt). Liefert dein Automat Verkäufe nur über das nächtliche Audit, sind die Verkäufe seit dem letzten Audit noch nicht abgezogen. Korrigier dann erst, wenn das nächste Audit verarbeitet ist, sonst zieht die Cloud dieselben Verkäufe später ein zweites Mal ab.

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   Befüllen und mitzählen: Notier je Produkt, wie viele Stück du nachlegst.

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   Mengen buchen statt Taste: Trag die Mengen in der App oder in der Cloud je Produkt ein. Drück die Funktionstaste dann nicht zusätzlich, sonst bucht die Cloud die Standard-Vorlage obendrauf. Achte beim Eintragen darauf, ob das Feld die nachgelegte Menge oder den neuen Gesamtbestand erwartet: Bei 8 vorhandenen und 2 nachgelegten Stück ist das entweder 2 oder 10. Wie die Eingabe in App und Cloud heute genau arbeitet, konnten wir nicht testen, prüf deshalb nach der ersten Buchung den Reiter Bestand.

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   Wiederkehrende Teilbefüllung als Vorlage: Füllst du bei einer bestimmten Tour immer dieselben Produkte auf, leg dafür eine eigene Vorlage an und wähl sie bei der Fern-Nachfüllung.

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   Kontrollieren: wie im Abschnitt „So prüfst du die Buchung“ weiter unten.

Ware entnommen, Produkt gewechselt, falsch gebucht

Ware entnommen

Nimmst du Ware heraus, etwa weil das Mindesthaltbarkeitsdatum erreicht ist oder Packungen beschädigt sind, buchst du das nicht als Nachfüllung, sondern ziehst die Menge im Bestand ab. Laut Vendon-Handbuch (Stand 2018) ging das im Bestand des Automaten je Produkt mit Minus: Menge wählen und bestätigen.

Produkt gewechselt

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   Alte Ware aus der Spirale nehmen und im Bestand abziehen, bis das Produkt auf 0 steht.

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   Das neue Produkt muss unter Einstellungen → Produkte / Komponenten angelegt sein. Dann ordnest du die Auswahl auf der Geräteseite im Reiter Produkte dem neuen Produkt zu und prüfst Maximal-, Auffüll- und kritischen Wert. Eine andere Packungsgröße kann eine andere Kapazität der Spirale bedeuten.

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   Den Preis stellst du am Automaten ein. Laut Vendon-Handbuch (Stand 2018) liest die Cloud Preise und Auswahlnummern aus dem Audit oder aus den Echtzeit-Verkäufen und aktualisiert sie damit.

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   Neue Ware einfüllen und die Menge buchen.

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   Im Reiter Bestand kontrollieren. Ob die Cloud beim Umstellen einer Auswahl den alten Bestand übernimmt oder auf 0 setzt, haben wir nicht getestet.

Automat komplett leeren

Laut Vendon-Handbuch (Stand 2018) gab es im Bestand eine Funktion, die den Bestand aller Produkte und Komponenten auf 0 setzt (im Handbuch „Empty components“), etwa bevor ein Automat eingelagert wird. Ob sie heute noch so heißt, konnten wir nicht prüfen. Einen Automaten, der länger außer Betrieb ist, setzt du außerdem auf Nicht aktiv, siehe Vendon Cloud bedienen.

Doppelt oder am falschen Automaten gebucht

Eine Fehlbuchung nimmst du unter Berichte → Nachfüllprotokoll mit Umgekehrtes Auffüllen zurück. Das klappt nur, wenn es die letzte Nachfüllung des Automaten ist, sie höchstens 7 Tage alt ist, laut Cloud genug Ware im Automaten ist und seitdem keine neue Route erzeugt wurde. Die Einzelheiten stehen in Abrechnung oder Nachfüllung fehlt. Geht das nicht mehr, korrigierst du den Bestand von Hand wie oben.

Meldungen rund um Nachfüllen und Bestand

Diese Ereignisse aus dem Vendon-Katalog hängen direkt am Rechenbestand. Du findest sie unter Ereignisse oder im Reiter Ereignisse der Geräteseite.

Im EVA-DTS-Teil des Katalogs stehen außerdem Meldungen, mit denen manche Automaten eine Nachfüllung über ihr eigenes Servicemenü selbst melden (OA1B für alle Produkte, OA1C für ein einzelnes Produkt). Ob Vendon daraus eine Nachfüllbuchung macht, geht aus den Unterlagen nicht hervor. Sieh im Nachfüllprotokoll nach, bevor du zusätzlich buchst.

Alle weiteren Codes erklärt Vendon-Fehlercodes. Bleibt VRF trotz gültigem Audit und eingetragenem Hersteller, hilft Vendon bzw. dein Vendon-Händler; den Kontakt nennt die Anleitung, die deiner Box beiliegt.

Im Master-Modus: Die Box zählt Verkäufe, nicht Ware

Im Master-Modus zählt die vBox2 Verkäufe und Geld selbst und braucht für die Nachfüllbuchung kein Audit. Sie sieht aber keine Ware. Was nachgelegt wurde, kennt die Cloud auch hier nur aus deiner Buchung. Für Teilbefüllung, Vorlagen und Korrekturen gilt deshalb alles aus diesem Artikel genauso. Den Unterschied der beiden Modi erklärt Vendon vBox2 im Überblick.

So prüfst du die Buchung

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   Nachfüllprotokoll öffnen: Berichte → Nachfüllprotokoll, Datumsbereich und Automat wählen, Ergebnisse anzeigen. Mit den Filtern Befüller, Quelle und Auffüllart grenzt du ein, wer wie gebucht hat. Welche Werte Quelle und Auffüllart heute anbieten, konnten wir ohne eigene Buchungen nicht sehen. Laut Vendon-Handbuch (Stand 2018) zeigen die Details jeder Nachfüllung die gebuchten Mengen je Produkt und ob die Buchung aus der Cloud, über die Taste oder aus der App kam.

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   Status richtig lesen: Laut Handbuch (Stand 2018) zeigt die Spalte Status nur bei Routen mit Packliste, wie viel der geplanten Menge nachgefüllt wurde. Ohne Route steht sie immer auf 100 %. 100 % heißt also nicht, dass der Automat voll ist.

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   Bestand gegenprüfen: Auf der Geräteseite im Reiter Bestand bzw. in den Beständen auf der Übersicht nachsehen, ob die Zahlen plausibel sind. Zähl beim nächsten Besuch zwei, drei Spiralen nach und vergleich.

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   Ereignisse im Blick behalten: VRF direkt nach der Buchung oder VZPS in den Tagen danach zeigen, dass etwas nicht stimmt.

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   Über mehrere Automaten: Die Bestandsübersicht unter Berichte zeigt den Bestand je Produkt über alle Automaten, der Nachfüllbericht die nachgefüllten Mengen in einem Zeitraum. Laut Handbuch (Stand 2018) zeigt die Produktbilanz unter Planung dasselbe je Automat.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Cloud zählt keine Ware. Der Bestand ergibt sich aus Nachfüllbuchungen minus Verkäufen, deshalb musst du jede Nachfüllung und jede Entnahme buchen.

• Die Funktionstaste (1×) bucht laut Vendon-Handbuch (Stand 2018) die Standard-Vorlage des Automaten. Bei einer Teilbefüllung trägst du die echten Mengen in App oder Cloud ein.

• Maximal-, Auffüll- und kritischer Wert je Auswahl sind die Grundlage für Füllstände, Warnungen und Routen. Zähl die echte Kapazität.

• Fehlbuchungen nimmst du mit Umgekehrtes Auffüllen zurück, solange die vier Bedingungen erfüllt sind. Sonst korrigierst du den Bestand von Hand.

• Neu buchen nur bei VRF. VZPS oder VOS bei vollem Fach zeigen einen falschen Rechenbestand.

Häufige Fragen

Ich habe nur teilweise aufgefüllt, aber die Taste gedrückt. Was nun?

Die Cloud hat die Standard-Vorlage gebucht, also vermutlich mehr, als du nachgelegt hast. Sind die vier Bedingungen für Umgekehrtes Auffüllen erfüllt (unter anderem letzte Nachfüllung, höchstens 7 Tage alt, seitdem keine Route), nimmst du sie im Nachfüllprotokoll zurück und buchst danach die echten Mengen. Das ist eine Korrektur nach erfolgreicher Rücknahme, keine doppelte Buchung. Geht das nicht mehr, ziehst du die zu viel gebuchte Menge im Bestand je Produkt ab.

Warum meldet die Cloud „ausverkauft“, obwohl noch Ware im Fach liegt?

Weil der Rechenbestand zu niedrig ist. Mögliche Gründe: Eine Nachfüllung wurde nicht oder mit zu kleiner Menge gebucht, oder Verkäufe landen auf der falschen Auswahl. Korrigier den Bestand und prüf im Reiter Produkte die Zuordnung. Wie du falsch zugeordnete Verkäufe findest, steht in Abrechnung oder Nachfüllung fehlt.

Kann ich festlegen, was die Funktionstaste beim Nachfüllen bucht?

Laut Vendon-Handbuch (Stand 2018) ja: In der Liste der Nachfüll-Vorlagen im Reiter Bestand bestimmst du, welche Vorlage die Taste anwendet. In der heutigen Oberfläche konnten wir das nicht mit eigenen Buchungen prüfen. Soll die Taste gar nicht mehr nachfüllen, sperrst du sie in der Cloud, siehe LED-Anzeigen und Tastenfunktionen.

Weiß die vBox2 im Master-Modus, wie viel Ware im Automaten ist?

Nein. Auch im Master-Modus zählt die Box nur Verkäufe und Geld. Wie viel Ware drin ist, rechnet die Cloud aus deinen Nachfüllbuchungen.

Muss ich auch kleine Nachfüllungen buchen?

Ja. Jede nicht gebuchte Nachfüllung macht den Rechenbestand zu niedrig, und die Cloud meldet dann zu früh knappe oder ausverkaufte Ware, etwa mit VZPS oder VOS. Für kleine Mengen ist die Eingabe je Produkt in App oder Cloud der passende Weg.