Alle Kosten auf dem Tisch: Die ehrliche Vollkostenliste
Die meisten Automaten-Rechnungen im Internet scheitern nicht an falschen Zahlen, sondern an fehlenden Zeilen: Strom wird geschätzt, Fahrt vergessen, Schwund ignoriert, die eigene Zeit gar nicht erst erwähnt. Diese Lektion ist die vollständige Kostenliste – jede Position, die im Betrieb real auftaucht. Damit rechnest du in den nächsten Lektionen Szenarien, denen du trauen kannst.
Block 1: Einmalkosten (der Start)
| Position | Typisch | Anmerkung |
|---|---|---|
| Automat (vollausgestattet) | 5.900 € | inkl. Kartenzahlung, Münzwechsler, Scheinleser, Altersprüfung – Kauf vs. Finanzierung in der nächsten Lektion |
| Lieferung | oft inklusive | sonst Speditionskosten einplanen |
| Erstbefüllung | 300–500 € | plus Pfand als Durchlaufposten |
| Wechselgeld-Grundstock | 50–150 € | Münzwechsler gefüllt halten |
| Grundausstattung | < 50 € | Werkzeug, Beutel, Regal, Glasreiniger |
| ggf. Außenaufstellung | Wetterschutzdach + Verankerung | nur bei Outdoor-Standorten |
Block 2: Laufende Fixkosten (jeden Monat, unabhängig vom Umsatz)
| Position | Typisch/Monat | Anmerkung |
|---|---|---|
| Kartenzahlung (Servicepauschale) | ~14 € | plus Transaktionsgebühr (Block 3) |
| Strom | 40–75 € innen · 90 €+ außen im Sommer | real gerechnet, siehe unten |
| Wartungs-/Ersatzteil-Rücklage | ~20 € | zur Seite legen, nicht ausgeben |
| Versicherung | ab ~10 € | eigene Lektion dazu |
| Finanzierungsrate | ~123 € (falls finanziert) | entfällt bei Barkauf |
| Standortkosten | 0 € bis dreistellig | Strompauschale/Beteiligung/Miete – je nach Vereinbarung |
Strom: warum 20 € eine Milchmädchenzahl ist
Ein Kühlautomat wie der PV1100 zieht bis zu 750 Watt, wenn der Kompressor läuft – und wie oft er läuft, entscheidet die Umgebung. Die Rechnung: 0,75 kW × Laufzeitanteil × 24 h × 30 Tage × Strompreis. Bei typischen 30 % Kompressor-Laufzeit im Innenraum und 0,30–0,40 €/kWh landest du bei rund 50–65 €/Monat; im kühlen Flur weniger, am warmen Standort mehr, draußen im Hochsommer auch dreistellig. Die „20 € Strom", die durch viele Internet-Rechnungen geistern, sind fast immer zu niedrig – kalkuliere ehrlich, und kläre mit dem Standortgeber eine faire Strompauschale, die diese Realität abdeckt.
Block 3: Variable Kosten (wachsen mit dem Umsatz)
Wareneinsatz: Planungsgröße 50 % vom Umsatz (warum konservativ, obwohl Einzelmargen besser sind).
Transaktionsgebühren: ~2,3–2,5 % auf Kartenumsätze.
Schwund & Abschriften: MHD-Ware, Beschädigtes, Fehlbestände – mit gutem MHD-System klein, aber nie null.
Block 4: Die versteckten Kosten (die keiner rechnet)
- 1
Fahrtkosten: Realistisch ~0,35 €/km. Ein Standort 15 km entfernt, 6 Fahrten im Monat = über 60 € – so wird ein „guter" Standort rechnerisch schlecht. Deshalb ist Fahrzeit ein hartes Standortkriterium.
- 2
Deine Arbeitszeit: 1-1-1-Regel = ~13 Stunden im Monat pro Automat. Sie kostet kein Geld, aber sie ist der Maßstab, an dem sich dein Gewinn messen lassen muss – als Stundenlohn.
- 3
Ausfalltage: Ein Automat, der drei Tage leer oder gestört steht, verkauft drei Tage nichts. Ausfalltage sind unsichtbare Kosten – deshalb gehören sie in dein Kennzahlen-Cockpit.
- 4
Buchhaltung/Kleinkram: Kontoführung, ggf. Steuerberatung, Gewerbeanmeldung einmalig – klein, aber real (Details im Recht-Modul).
Das Wichtigste auf einen Blick
Vier Kostenblöcke: Einmal, fix, variabel, versteckt – wer alle vier auf dem Tisch hat, wird nicht mehr überrascht.
Strom real rechnen: 40–75 €+ statt Wunschdenken – 750 W Anschlussleistung sind kein Kühlschrank.
Fahrtkosten und Ausfalltage sind die meistvergessenen Zeilen – beide steuerst du über Standortwahl und Betrieb.
Deine Arbeitszeit (13 Std./Monat) ist der Maßstab: Am Ende zählt der Stundenlohn, nicht der Umsatz.
Häufige Fragen
Was davon kann ich von der Steuer absetzen?
Als Gewerbetreibender grundsätzlich alle betrieblichen Kosten – Gerät (über Abschreibung bzw. je nach Konstellation), Ware, Fahrten, Gebühren, Versicherung. Die Systematik dazu gehört ins Recht-Modul; wichtig hier: Belege von Tag eins sauber sammeln.
Welche Rücklage ist realistisch – geht nicht auch ohne?
Es geht so lange ohne, bis der erste Münzwechsler-Defekt oder ein Ersatzmotor fällig ist – dann reißt es ein Loch in die Monatsrechnung. 20 €/Monat zur Seite gelegt fangen fast alle normalen Reparaturen ab; was übrig bleibt, ist am Jahresende dein Puffer.
Mein Standortgeber will eine Strompauschale – wie viel ist fair?
So viel, dass sie den echten Verbrauch deckt und ihm ein kleines Plus lässt – bei Innenaufstellung also eher 50–80 € als 20 €. Eine ehrlich kalkulierte Pauschale erspart dir die Diskussion beim nächsten Stromkosten-Anstieg und ist ein starkes Argument im Standortgespräch.
Gilt die Liste auch für andere Automaten als den PV1100?
Die Blöcke ja, die Beträge im Detail nein – ältere Geräte verbrauchen oft deutlich mehr Strom, und bei Gebrauchtgeräten kommen Aufbereitungs- und Nachrüstkosten dazu. Genau das rechnet die Lektion Neu oder gebraucht durch.