Der Countdown-Projektplan: Von der Bestellung bis Tag 0
Zwischen „Automat bestellt" und „erster Verkauf" liegen typischerweise zwei bis drei Wochen – und ob sie stressfrei oder chaotisch werden, entscheidet allein die Reihenfolge. Der häufigste Anfängerfehler: alles nacheinander erledigen wollen. Der Profi-Weg: vier Stränge parallel laufen lassen. Hier ist der Plan zum Abhaken.
Die vier parallelen Stränge
Strang A – Formales: Gewerbe → ELSTER-Fragebogen → Haftpflicht → Geschäftskonto.
Strang B – Zahlung: Kartenzahlungs-Onboarding starten – sofort! Das ist mit 10–14 Tagen der längste externe Prozess und der häufigste Grund für verschobene Starts.
Strang C – Standort: Vereinbarung unterschreiben, Aufstellplatz und Einbringweg final klären, Steckdose/Absicherung bestätigen lassen, Liefertermin mit dem Standortgeber abstimmen.
Strang D – Ware & Ausstattung: Startsortiment planen, Ersteinkauf, Wechselgeld besorgen, Starter-Equipment, Preisliste festlegen.
Der Countdown zum Abhaken
Tag −21 bis −14 (Bestellwoche)
Kaufentscheidung abgesichert: Kaufen, finanzieren oder leasen und Neu oder gebraucht vor der Bestellung gelesen
Automat bestellt (Standortzusage liegt vor!), Liefertermin-Fenster bekannt
Sofort: Zahlungs-Onboarding mit vollständigen Unterlagen eingereicht (Strang B)
Gewerbe angemeldet, ELSTER-Zertifikat beantragt (Strang A)
Aufstellvereinbarung unterschrieben, Platz + Einbringweg vermessen (Strang C)
Tag −14 bis −7
ELSTER-Fragebogen abgegeben (KUR-Entscheidung bewusst getroffen)
Betriebshaftpflicht aktiv, Geschäftskonto eröffnet
Startsortiment als Liste (je Slot ein Produkt, Spiralen-Passung geprüft), Preise festgelegt
Liefertermin fix mit Spedition und Standortgeber; Helfer organisiert
Tag −7 bis −1
Ersteinkauf erledigt (300–500 €, MHD-Liste ab Beleg 1), trocken gelagert
Wechselgeld-Grundstock gebündelt (mind. 15 Münzen je Sorte, besser mehr)
Zahlungs-Onboarding-Status geprüft – Terminal freigeschaltet?
Zählprotokoll-Vorlage + Einkaufsliste/Tabelle angelegt
Standortgeber an Liefertag erinnert (Zugang, Parkplatz für Spedition!)
Tag 0 — Lieferung & Aufstellung
→ hat eine eigene Lektion, ebenso der Eröffnungstag.
Die drei klassischen Verzögerer (und ihre Gegenmittel)
- 1
Zahlungs-Onboarding zu spät gestartet → der Automat steht, kann aber keine Karten nehmen. Gegenmittel: Strang B am Bestelltag starten, Unterlagen vollständig einreichen (welche genau, zeigt die nächste Lektion).
- 2
Einbringweg nicht geklärt → die Spedition steht mit 330 kg vor einer Wendeltreppe. Gegenmittel: Maße + Weg beim Vor-Ort-Check dokumentieren und an den Lieferanten geben.
- 3
Steckdose „kommt noch" → Gerät steht stromlos. Gegenmittel: Steckdose als Vertragsbedingung mit Datum in der Vereinbarung – und in der −7-Woche nachfragen.
Das Wichtigste auf einen Blick
Vier Stränge parallel (Formales, Zahlung, Standort, Ware) – nicht nacheinander.
Zahlungs-Onboarding am Bestelltag starten – es ist der längste und häufigste Verzögerer.
Einbringweg, Steckdose und Liefertermin sind Standortgeber-Themen: früh klären, schriftlich fixieren.
In der letzten Woche: Ware, Wechselgeld, Vorlagen, Status-Check Terminal.
Realistischer Horizont Bestellung → erster Verkauf: 2–3 Wochen mit Plan, deutlich mehr ohne.
Häufige Fragen
Der Automat ist schneller da als mein Kartenterminal freigeschaltet – was tun?
Aufstellen und mit Bargeld starten – jede Woche Standzeit ohne Verkauf ist verschenkt, und die Kartenfreischaltung kommt dann ins laufende Gerät. Aber: besser vermeiden, siehe Verzögerer Nr. 1 – der Umsatzsprung mit Karte ist real.
Wie viel Puffer sollte ich zwischen Lieferung und „Eröffnung" lassen?
Gar keinen großen: Aufstellung, Befüllung und Testkäufe passen an einen Tag (Tag-0-Lektion). Was du einplanen solltest, ist eine ruhige Stunde am Folgetag für Feinschliff (Preise, Ausrichtung, erster Telemetrie-Blick).
Was, wenn sich die Lieferung verschiebt?
Standortgeber sofort informieren (Verlässlichkeit!), Ware bleibt im Lager (MHD beachten – deshalb den Großeinkauf nicht wochenlang vorziehen), Countdown verschiebt sich einfach mit. Ärgerlich, aber unkritisch – solange die Kommunikation stimmt.
Muss der Standortgeber am Liefertag dabei sein?
Er oder eine beauftragte Person sollte erreichbar sein (Zugang, Platzfragen, Unterschrift falls vereinbart). Kläre das in der −7-Woche – ein Liefertag, an dem niemand die Tür aufmacht, ist ein vermeidbarer Klassiker.