Aufstellvertrag für Warenautomaten: Muster, Inhalte und Fehler

Ein Aufstellvertrag regelt, unter welchen Bedingungen dein Warenautomat bei einem anderen Unternehmen stehen darf: Wer stellt die Fläche, wer zahlt den Strom, wann kommst du zum Befüllen rein, was bekommt der Standortgeber dafür und was passiert, wenn der Automat beschädigt wird. Ohne diesen Vertrag hängt dein Standort an einer mündlichen Zusage — und die ist genau so lange etwas wert, wie der Ansprechpartner im Unternehmen bleibt.

Wir haben deshalb ein Muster zum Herunterladen zusammengestellt, das du an deine Situation anpassen kannst. Dieser Artikel erklärt, was in einem solchen Vertrag stehen sollte und welche drei Punkte in der Praxis am häufigsten Ärger machen.

Brauche ich überhaupt einen schriftlichen Vertrag?

Rechtlich wirksam ist auch eine mündliche Absprache. Praktisch schützt sie dich aber nicht in den Situationen, in denen es darauf ankommt:

• Der Standort wird verkauft oder übernommen, und der neue Eigentümer will den Automaten nicht.
• Dein Ansprechpartner wechselt den Job, und sein Nachfolger kennt keine Absprachen.
• Der Automat wird beschädigt, und es ist unklar, wer dafür aufkommt.
• Der Standortgeber stellt einen zweiten Automaten eines Wettbewerbers daneben.
• Du willst nachts befüllen, kommst aber nicht ins Gebäude.

Jeder dieser Fälle lässt sich in zwei Sätzen im Vertrag regeln — und ist ohne Vertrag eine Diskussion mit offenem Ausgang.

Was in den Aufstellvertrag gehört

1. Die Fläche, und zwar genau

„Im Eingangsbereich" reicht nicht. Sinnvoll ist ein Lageplan mit Maßen als Anlage, dazu Gebäude, Etage und die Angabe, ob innen oder außen. Das klingt kleinlich, entscheidet aber darüber, ob der Automat später in den Keller verschoben werden kann, während deine Miete weiterläuft.

2. Wem der Automat gehört

Der wichtigste Absatz im ganzen Vertrag, und der am häufigsten vergessene. Der Automat bleibt dein Eigentum, auch wenn er im Gebäude eines anderen steht. Halte das fest, kennzeichne das Gerät außen sichtbar mit deinem Namen und leg ein Foto samt Seriennummer als Anlage bei.

Der Grund ist unangenehm, aber real: Gerät der Standortgeber in Zahlungsschwierigkeiten, muss nachweisbar sein, dass der Automat nicht zur Insolvenzmasse gehört. Ein Aufkleber und ein Inventarblatt sind dann mehr wert als jede Vertragsklausel — denn die wirkt nur zwischen euch beiden, der Eigentumsnachweis dagegen gegenüber allen.

Dazu gehört auch ein Verzicht auf das sogenannte Vermieterpfandrecht. Wer eine Fläche vermietet, kann unter Umständen Sachen des Mieters als Sicherheit zurückhalten — bei einem Automaten wäre das ausgerechnet dein wertvollstes Betriebsmittel.

3. Strom, und wer ihn zahlt

Ein Snackautomat mit Kühlung verbraucht je nach Modell und Standort grob 400 bis 900 Kilowattstunden im Jahr. Bei gewerblichen Strompreisen sind das schnell 150 bis 350 Euro jährlich. Klärt vorab, ob der Strom im Entgelt enthalten ist oder weiterberechnet wird — und wenn weiterberechnet: pauschal oder über einen Zwischenzähler.

4. Wann du an den Automaten kommst

Befüllen, Störung beheben, Geld entnehmen: Regelt, ob du nur während der Öffnungszeiten Zutritt hast oder auch danach, ob du einen Schlüssel bekommst und wie ihr im Notfall verfahrt — bei einer Leckage oder einem offenen Gerät zählen Stunden, nicht Werktage.

5. Was der Standortgeber bekommt

Drei Modelle sind üblich, und jedes hat seine Berechtigung:

• Unentgeltlich. Verbreitet in Betrieben, die den Automaten als Service für ihre Mitarbeiter verstehen. Der Standortgeber zahlt oft den Strom, verlangt aber keine Miete.
• Feste Pauschale. Ein monatlicher Betrag, unabhängig vom Umsatz. Planbar für beide Seiten, aber riskant für dich, wenn der Standort schwächer läuft als gedacht.
• Umsatzbeteiligung. Ein Prozentsatz vom Nettoumsatz des Automaten. In der Praxis bewegen sich die Sätze meist im niedrigen bis mittleren zweistelligen Prozentbereich; die genaue Höhe hängt stark von der Laufkundschaft ab. Der Vorteil: Läuft der Standort schlecht, zahlst du auch wenig.

Bei einer Umsatzbeteiligung solltest du unbedingt definieren, was „Umsatz" bedeutet. Brutto oder netto? Werden Rückbuchungen und Testkäufe abgezogen? Zählen die Gebühren des Kartenzahlungsanbieters mit? Ohne diese Definition streitet ihr später über die Abrechnung.

6. Laufzeit und Kündigung

Eine feste Laufzeit gibt dir Planungssicherheit — schließlich hast du in das Gerät investiert. Üblich sind zwei bis drei Jahre mit anschließender Verlängerung. Nimm dir aber ein Sonderkündigungsrecht für den Fall, dass der Standort dauerhaft schließt oder die Frequenz massiv einbricht. Sonst zahlst du Miete für einen Automaten, an dem niemand mehr vorbeikommt.

Ein Detail, das viele übersehen: Bei Verträgen über einem Jahr Laufzeit verlangt das Gesetz die Schriftform — und zwar auch für spätere Änderungen. Wird ein Nachtrag nur per WhatsApp vereinbart, kann der Vertrag trotz vereinbarter Festlaufzeit vorzeitig kündbar werden.

7. Wer haftet, wenn etwas passiert

Die ehrliche Antwort: Für Vandalismus und Diebstahl trägst in aller Regel du das Risiko, weil dir das Gerät gehört. Klauseln, die das pauschal auf den Standortgeber abwälzen, halten einer rechtlichen Prüfung meist nicht stand. Der sinnvollere Weg ist eine Automatenversicherung — und im Vertrag die Regelung, dass der Standortgeber für Schäden einsteht, die er selbst zu verantworten hat, etwa eine abgestellte Stromversorgung mit verdorbener Kühlware.

8. Konkurrenzschutz

Du kannst vereinbaren, dass am selben Standort kein zweiter Automat mit demselben Sortiment aufgestellt wird. Wichtig: Eine solche Bindung darf sich nur auf den konkreten Standort beziehen und höchstens fünf Jahre gelten. Weiter gefasste Exklusivvereinbarungen — etwa für alle Filialen eines Unternehmens oder unbefristet — sind kartellrechtlich unzulässig.

Die drei häufigsten Fehler

Der Standortgeber ist gar nicht der Eigentümer

Das Fitnessstudio ist selbst Mieter, der Handwerksbetrieb sitzt in einem gemieteten Gewerbepark. Ohne Zustimmung des Eigentümers kann der Automat kurzfristig wieder rausmüssen — und du trägst die Kosten für Transport und Neuaufstellung. Frag deshalb immer, wem die Immobilie gehört, und lass dir bei fremdem Eigentum die Zustimmung geben, bevor du lieferst.

Die Umsatzsteuer wird pauschal geregelt

Ob auf die Standortvergütung Umsatzsteuer anfällt, hängt davon ab, wer dein Standortgeber ist. Bei einem Kleinunternehmer, einem Verein oder einer Privatperson gelten andere Regeln als bei einem regulären Unternehmen. Eine Klausel „zuzüglich Umsatzsteuer" führt dann zu falschen Rechnungen — und die musst du später korrigieren. Frag den Steuerstatus ab, bevor ihr unterschreibt.

Die Anlagen werden nie ausgefüllt

Ein unterschriebener Vertrag, dessen Anlagen leer bleiben, hilft im Streitfall wenig. Der Lageplan, die Seriennummer des Automaten, die Zutrittsregelung: Das sind genau die Punkte, über die später diskutiert wird. Zehn Minuten beim Aufstellen sparen dir eine unangenehme Diskussion in zwei Jahren.

Muster-Aufstellvertrag zum Download

Unser Muster deckt alle oben genannten Punkte ab. Es enthält an den entscheidenden Stellen Wahlklauseln — etwa für die drei Vergütungsmodelle — aus denen du die passende auswählst. Die Word-Fassung kannst du direkt bearbeiten, das PDF dient der Ansicht.

Muster-Aufstellvertrag im Downloadbereich herunterladen

Ein Hinweis dazu, den wir für wichtig halten: Das Muster ist eine Orientierung und keine Rechtsberatung. Wir passen es nicht an deinen Einzelfall an und können nicht beurteilen, ob einzelne Klauseln in deiner Situation tragen. Lass den fertigen Vertrag vor der Unterschrift von einem Anwalt prüfen — besonders dann, wenn du altersbeschränkte Waren verkaufst, im Außenbereich aufstellst, einen Kaffeeautomaten mit Wasseranschluss betreibst oder wenn der Standortgeber ein Verein, eine Schule oder eine öffentliche Einrichtung ist.

Häufige Fragen

Ist ein Aufstellvertrag ein Mietvertrag?

In der Regel ja: Du mietest eine Teilfläche. Diese Einordnung ist für dich meist günstiger, weil beim Verkauf der Immobilie der Käufer in den Vertrag eintritt — dein Standort bleibt also bestehen. Bei einer bloßen Nutzungsgestattung wäre das nicht der Fall.

Wie lange sollte die Laufzeit sein?

Zwei bis drei Jahre sind ein guter Kompromiss zwischen deiner Investitionssicherheit und der Flexibilität des Standortgebers. Sehr lange Bindungen mit automatischer Verlängerung um die volle Ursprungslaufzeit gelten als unangemessen und können unwirksam sein.

Muss ich dem Standortgeber überhaupt etwas zahlen?

Nein. Viele Automaten stehen unentgeltlich, weil der Betrieb sie als Service für Mitarbeiter oder Kunden versteht. Ob eine Vergütung sinnvoll ist, hängt vom Standort ab — bei hoher Laufkundschaft wird der Standortgeber in der Regel etwas verlangen.

Was passiert am Ende des Vertrags?

Du baust den Automaten ab und nimmst Ware und Kassenbestand mit. Regelt vorher, in welcher Frist das passiert und wie mit Bohrlöchern und Befestigungen umgegangen wird. Eine Wiederherstellung in neuwertigem Zustand solltest du nicht zusagen.

Bevor du unterschreibst

Ein Aufstellvertrag ist kein Misstrauensbeweis gegenüber dem Standortgeber, sondern eine Arbeitsgrundlage für beide Seiten. Die meisten Konflikte in der Automatenaufstellung entstehen nicht aus bösem Willen, sondern daraus, dass niemand vorher über Strom, Zutritt oder den Fall einer Betriebsschließung gesprochen hat.

Wenn du gerade dabei bist, deinen ersten Standort zu verhandeln, und unsicher bist, ob er sich überhaupt trägt: Wir prüfen das in einer kostenlosen Standortanalyse mit realistischen Annahmen — auch dann, wenn das Ergebnis gegen den Standort spricht.